چگونه برنامه کاری بنویسم؟

  نوشتن چکیده برنامه کاری از مهم‌ترین بخش‌های برنامه‌ریزی در کار است. این بخش به طور خلاصه مواردی را مطرح می‌کند که از آن جمله می‌توان به وضعیت فعلی شرکت، برنامه کاری آینده، اینکه شرکت به کدام سمت در آینده پیش خواهد رفت و چرا روند فعلی شرکت منجر به موفقیت خواهد شد؛ اشاره کرد. همچنین اگر به دنبال جذب منابع مالی هستید، تهیه یک برنامه کاری مختصر شانس شما را در جذب افراد سرمایه‌گذار بیشتر خواهد کرد.
دقت داشته باشید در تهیه خلاصه باید تمام نقاط قوت برنامه مفصل کاری‌ خود را به خوبی نشان دهید، بنابراین بهتر است چکیده پس از تدوین برنامه جامع کاری تهیه شود. معمولا این برنامه پیش از برنامه جامع ارائه می‌شود.

اما برنامه کاری مختصر شامل چه مواردی است؟
در اینجا برخی از نکات کلیدی را که برای تدوین چکیده برنامه کاری به آنها نیاز دارید برایتان می‌آوریم:
اگر کارتان را شروع کرده‌اید در نوشتن چکیده برنامه این نکات را رعایت کنید:
• شرح دقیق ماموریت: شما در این بخش باید شرح کلی از کاری را که می‌خواهید انجام دهید بیان کنید. این بخش شامل چند جمله است که در یک پاراگراف گنجانده
می‌شود.
• اطلاعات کاری: این بخش شامل اطلاعاتی کلی است که معمولا موارد زیر را دربرمی‌گیرد: زمان تاسیس کار، مشخصات موسس و کاری که انجام می‌شود، تعداد کارمندان و محلی که شرکت در آن واقع است.
• رشد کاری: در این بخش می‌توانید مثال‌هایی از رشد مالی یا روند توسعه بازار کارتان داشته باشید. ارائه جداول و نمودار در این بخش می‌تواند مفید واقع شود.
• معرفی محصولات یا خدمات: به‌طور خلاصه کالا یا خدماتی را که ارائه می‌دهید در این بخش معرفی
کنید.
• برنامه کاری آینده: به‌طور خلاصه شرح دهید که آینده کاری خود را کجا می‌بینید.
در تهیه چکیده برنامه دقت کنید به‌جز قسمت اول برنامه سایر بخش‌ها باید به‌صورت خلاصه بیان شوند، به‌طوری که در یک صفحه بتوان تمام بخش‌ها را بیان کرد. دقت داشته باشید که چکیده برنامه اولین بخشی است که افراد از کار شما می‌بینند، به همین دلیل دارای اهمیت زیادی است.
اگر می‌خواهید به تازگی کارتان را آغاز کنید، ممکن است تمام اطلاعات فوق را نداشته باشید. در این صورت بیشتر روی تجربه کاری‌تان و دلایلی که تصمیم گرفتید این کار را آغاز کنید اشاره کنید. با اشاره به اطلاعاتی که راجع به بازار کارتان کسب کرده‌اید سعی کنید مشتریان خود را قانع کنید که در کارتان موفق خواهید شد.
به یاد داشته باشید چکیده برنامه آخرین چیزی است که شما می‌نویسید، لذا اولین کاری که باید انجام دهید تهیه شرح دقیقی از تمام فعالیت‌های شرکت است که به‌وسیله آن بتوانید چکیده‌ای کامل تهیه کنید.

مترجم: زهرا آزموده (منبع: sab)

مراحل و چند و چون اخذ گواهینامه های ایزو

در این نوشته سعی شده است توضیحاتی در خصوص مراحل و چند و چون اخذ گواهینامه های ایزو ارائه گردد. امید است این مطالب برای آن دسته سازمان ها وشرکت هایی که علاقه مند به اجرای سیستم مدیریت کیفیت یا هر استاندارد سیستم دیگری می باشند ، مفید واقع گردد.

شناسایی استاندارد: 

  در اولین گام می بایست مشخص نمود که سازمان ما به چه استانداردی نیاز دارد. به عنوان مثال چنانچه ما یک شرکت تولید لبنیاتی را مد نظر قرار دهیم ، استاندارد سیستمی که می بایست جهت اخذ آن اقدام نمود، ایزو ۲۲۰۰۰ می باشد. اما آیا پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ هم الزامی است؟ در پاسخ باید گفت خیر الزامی نیست اما بهتر است برای اجرای هر استاندارد سیستمی، سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ به عنوان بستر و پایه سیستم های مدیریتی سازمان پیاده سازی گردد. این نکته لازم به ذکر است که چند استاندارد را می توان به صورت یکپارچه (IMS) اجرا نمود.

پس از شناسایی و انتخاب استانداردها ، نوبت به شناسایی و انتخاب مشاور می رسد. چنانچه ما در سازمان کارکنان توانمندی در زمینه اجرای استانداردهای ایزو داشته باشیم، لزومی به انتخاب مشاور نداریم. اما پیشنهاد می گردد به دلیل مزایای استفاده از مشاور (مانند نگاه بیطرفانه به مزایا و معایب سیستمی سازمان، حرف شنوی کارکنان از مشاور، توانایی آموزش و افزایش اطلاعات کارکنان، عدم اتلاف وقت کارکنان و حفط راندمان کاری آنها و ...) حتما از یک مشاور حرفه ای جهت پیاده سازی استاندارد های ایزو استفاده شود. چرا که اگر طراحی سیستم در یک سازمان به صورت ناقص و ضعیف انجام شود، به مصداق مثل تا ثریا می رود دیوار کج، سیستم مدیریتی که چه بسا هزینه گزافی بابت استقرار آن پرداخته ایم، کارایی چندانی برای سازمان نداشته و حتی از راندمان سازمان کاسته و باعث کندی کار نیز گردد.

پس از شناسایی و انتخاب مشاور (حقیقی یا حقوقی) که از روش های رایجی همچون برگزاری مناقصه، فراخوان از طریق آگهی ، معرفی مشاور توسط اهل فن ، انتخاب مشاور از طریق اگهی های اینترنتی و رسانه ای صورت می پذیرد، نوبت به عقد قرارداد می رسد. این مرحله بسیار مهم می باشد. نوع قرارداد، مدت زمان قرارداد، مفاد قرارداد ، تعهدات مشاور ، تعهدات سازمان ، تناسب مبلغ قرارداد با حجم کار و برخی نکات دیگر می بایست در زمان بستن قرارداد مورد توجه قرار گیرذ. لازم نیست جهت اجرای هر سیستم مدیریتی ایزو در هر سازمانی ، از شرکت های مشاوره بهره گرفت و با آنها قرار داد بست. چرا که به جز برخی سازمان های دولتی و نیمه دولتی ، سایر سازمان ها و شرکت ها در عقد قرارداد با مشاوران حقیقی آزاد هستند. عقد قرارداد با مشاور حقیقی برای مدیرانی که هزینه کمتر برایشان مهم است یک فرصت به شمار می آید. دیگر مزیت عقد قرارداد با مشاور حقیقی ، تعهد و دلبستگی مشاور به سازمان هدف به عنوان خانواده کاری اش می باشد.

پس از تعیین مشاور ، زمان شناسایی و انتخاب شرکت صادر کننده گواهینامه ایزو فرا می رسد. شرکت های بسیاری در کشور ما به صدور گواهینامه های ایزو مشغولند. اعتبار و شهرت شرکت ها ، کیفیت ارائه خدمات ممیزی ها و نوع تعامل و ارتباط آنها با مشتریان، می تواند ملاک انتخاب قرار گیرد. توجه به راهنمایی های مشاور کمک شایانی به انتخاب درست می نماید.

حال نوبت اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریتی مورد نظر فرا می رسد. در ذیل به مراحل عمده اجرای ایزو ۹۰۰۱ که قابل تعمیم به سایر استانداردهای سیستمی از خانواده بزرگ ایزو نیز می باشد، اشاره می نماییم.

"سنگ‌های بزرگ" شما چه چیزهایی هستند؟

روزی یکی از اساتید مدیریت زمان برای تفهیم مطلب به دانشجویانش، از مثالی استفاده کرد که آن‌ها هرگز فراموش نخواهند کرد.

استاد به دانشجویان گفت: بسیار خب، زمان آزمون است!

او یک ظرف را روی میز در مقابل آن‌ها قرار داد، تعدادی سنگ بزرگ آورد و آن‌ها را یکی یکی در ظرف قرار داد. زمانی که ظرف کاملا پر شده بود و سنگ دیگری در آن جا نمی‌شد، پرسید: به نظر شما این ظرف پر شده است؟ دانشجویان پاسخ دادند: بله.

استاد یک سطل سنگریزه از زیر میز آورد و مقداری از آن‌ها را روی سنگ‌های بزرگ قرار داد. با تکان دادن ظرف، سنگریزه‌ها پایین رفته و لابلای سنگ‌های بزرگ قرار گرفتند.

آنگاه یک بار دیگر از دانشجویان پرسید: آیا این ظرف الان پر است؟

یکی از دانشجویان گفت: شاید هنوز کاملا پر نباشد!

استاد مقداری شن آورد و در ظرف ریخت. دانه‌های ریز شن فضاهای اندک بین سنگ‌ها و سنگریزه‌ها را پر کردند. سپس استاد بار دیگر سوال خود را تکرار کرد: حالا چطور؟ فکر می‌کنید این ظرف دیگر پر شده است؟

این بار دانشجویان یک صدا پاسخ دادند: خیر

استاد در تایید پاسخ دانشجویان، یک پارچ آب آورد و آن را در ظرف ریخت، تا حدی که ظرف لبالب شد.

سپس رو به آن‌ها کرد و پرسید: می‌توانید بگویید چه نکته‌ای در این مثال وجود دارد؟

یکی از دانشجویان دستش را بالا برده و گفت: نکته آموزنده این است که مهم نیست برنامه کاری شما چقدر فشرده باشد. همواره با تلاش بیشتر می‌توانید کارهای دیگری را در برنامه خود قرار دهید.

استاد پاسخ داد: خیر، حقیقتی که این مثال به ما می‌آموزد، این است که :

"اگر ابتدا سنگ‌های بزرگ را در ظرف قرار ندهید، دیگر هرگز نمی‌توانید آن‌ها را در ظرف بگذارید."

از گفتن این ۱۰ مورد بپرهیزید!

قصد ارائه مطلب در میان جمعی را دارید از گفتن این ۱۰ مورد بپرهیزید!

شاید برای شما هم پیش آمده که در محل کار یا دانشگاه یا هنگام تدریس و ...، قرار باشد مطلبی را ارائه دهید. از شیوه ی ارائه، پاورپوینت و خود محتوا که بگذریم، می رسیم به نبایدهای ماجرا، یعنی به طور ساده یعنی حرف هایی که اگر موقع ارائه به زبان نیایند، وجهه شما بهتر حفظ می شود.

بنیانگذار وبسایت TheNextWeb از جمله کسانی است که تجارب بسیار زیادی در این زمینه دارد و ۱۰ مورد از این نباید ها را برای ما بر می شمرد.

۱. هرگز نگویید: امروز خیلی خسته ام!
خیلی از مواقع جملاتی نظیر "همین دیروز به من خبر دادند"، "تازه از سفر برگشتم و خیلی خسته ام" یا جملات مشابه را در کنفرانس ها یا جلسات ارائه شنیده اید. نکته این جا است که برای مخاطبین اصلا مهم نیست که شما خسته اید یا نه، آنها آمده اند بهترین شما را ببینند. اگر واقعا آمادگی ندارید خیلی راحت جلسه را لغو کنید، یا قرصی، قهوه ای، چیزی میل کرده و سپس به جلسه ی ارائه بروید.

 

۲. هرگز نگویید: بعدا به این موضوع بر می گردیم!
اگر مخاطبین شما مشتاقانه خواهان تعامل با شما هستند، و از شما سوالی می پرسند، یا خواهان توضیح در مورد مطلب خاصی هستند، از این موقعیت استثنایی استفاده کنید. هرگز نگویید "در اسلاید بعدی به سوال شما جواب می دهم"، بلکه همان لحظه از موقعیت استفاده کنید، به اسلاید بعدی بروید و مخاطبین خود را هشیار نگه دارید، و آن ها را به تعامل بیشتر تشویق کنید.

 

۳. هرگز نگویید: صدای مرا می شنوید؟ یک دو سه... یک دو سه!
خیلی از مردم این گونه صحبت شان را شروع می کنند. تق تق روی میکروفون می زنند تا چک کنند صدا درست است یا خیر. اساسا این چک کردن صدا وظیفه ی شما نیست. شما کار خودتان را بکنید. اگر صدا مناسب نبود، آرامش خود را حفظ کرده، با خودتان تا سه بشمارید، دوباره شروع کنید. در اغلب موارد مشکل در همین مرحله حل می شود. اگر مشکل همچنان وجود داشت، به آرامی به کنار صحنه بروید و از مسئول صدا پیگیری کنید. برگردید، به مخاطبین تان لبخند بزنید و با اعتماد به نفس تمام منتظر حل مشکل بمانید.