مراحل و چند و چون اخذ گواهینامه های ایزو

در این نوشته سعی شده است توضیحاتی در خصوص مراحل و چند و چون اخذ گواهینامه های ایزو ارائه گردد. امید است این مطالب برای آن دسته سازمان ها وشرکت هایی که علاقه مند به اجرای سیستم مدیریت کیفیت یا هر استاندارد سیستم دیگری می باشند ، مفید واقع گردد.

شناسایی استاندارد: 

  در اولین گام می بایست مشخص نمود که سازمان ما به چه استانداردی نیاز دارد. به عنوان مثال چنانچه ما یک شرکت تولید لبنیاتی را مد نظر قرار دهیم ، استاندارد سیستمی که می بایست جهت اخذ آن اقدام نمود، ایزو ۲۲۰۰۰ می باشد. اما آیا پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ هم الزامی است؟ در پاسخ باید گفت خیر الزامی نیست اما بهتر است برای اجرای هر استاندارد سیستمی، سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ به عنوان بستر و پایه سیستم های مدیریتی سازمان پیاده سازی گردد. این نکته لازم به ذکر است که چند استاندارد را می توان به صورت یکپارچه (IMS) اجرا نمود.

پس از شناسایی و انتخاب استانداردها ، نوبت به شناسایی و انتخاب مشاور می رسد. چنانچه ما در سازمان کارکنان توانمندی در زمینه اجرای استانداردهای ایزو داشته باشیم، لزومی به انتخاب مشاور نداریم. اما پیشنهاد می گردد به دلیل مزایای استفاده از مشاور (مانند نگاه بیطرفانه به مزایا و معایب سیستمی سازمان، حرف شنوی کارکنان از مشاور، توانایی آموزش و افزایش اطلاعات کارکنان، عدم اتلاف وقت کارکنان و حفط راندمان کاری آنها و ...) حتما از یک مشاور حرفه ای جهت پیاده سازی استاندارد های ایزو استفاده شود. چرا که اگر طراحی سیستم در یک سازمان به صورت ناقص و ضعیف انجام شود، به مصداق مثل تا ثریا می رود دیوار کج، سیستم مدیریتی که چه بسا هزینه گزافی بابت استقرار آن پرداخته ایم، کارایی چندانی برای سازمان نداشته و حتی از راندمان سازمان کاسته و باعث کندی کار نیز گردد.

پس از شناسایی و انتخاب مشاور (حقیقی یا حقوقی) که از روش های رایجی همچون برگزاری مناقصه، فراخوان از طریق آگهی ، معرفی مشاور توسط اهل فن ، انتخاب مشاور از طریق اگهی های اینترنتی و رسانه ای صورت می پذیرد، نوبت به عقد قرارداد می رسد. این مرحله بسیار مهم می باشد. نوع قرارداد، مدت زمان قرارداد، مفاد قرارداد ، تعهدات مشاور ، تعهدات سازمان ، تناسب مبلغ قرارداد با حجم کار و برخی نکات دیگر می بایست در زمان بستن قرارداد مورد توجه قرار گیرذ. لازم نیست جهت اجرای هر سیستم مدیریتی ایزو در هر سازمانی ، از شرکت های مشاوره بهره گرفت و با آنها قرار داد بست. چرا که به جز برخی سازمان های دولتی و نیمه دولتی ، سایر سازمان ها و شرکت ها در عقد قرارداد با مشاوران حقیقی آزاد هستند. عقد قرارداد با مشاور حقیقی برای مدیرانی که هزینه کمتر برایشان مهم است یک فرصت به شمار می آید. دیگر مزیت عقد قرارداد با مشاور حقیقی ، تعهد و دلبستگی مشاور به سازمان هدف به عنوان خانواده کاری اش می باشد.

پس از تعیین مشاور ، زمان شناسایی و انتخاب شرکت صادر کننده گواهینامه ایزو فرا می رسد. شرکت های بسیاری در کشور ما به صدور گواهینامه های ایزو مشغولند. اعتبار و شهرت شرکت ها ، کیفیت ارائه خدمات ممیزی ها و نوع تعامل و ارتباط آنها با مشتریان، می تواند ملاک انتخاب قرار گیرد. توجه به راهنمایی های مشاور کمک شایانی به انتخاب درست می نماید.

حال نوبت اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریتی مورد نظر فرا می رسد. در ذیل به مراحل عمده اجرای ایزو ۹۰۰۱ که قابل تعمیم به سایر استانداردهای سیستمی از خانواده بزرگ ایزو نیز می باشد، اشاره می نماییم.

مراحل اصلی اجرای سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ (که برای سایر استانداردها نیز قابل کاربرد می باشد):
۱- شناسایی فرایندهای سازمان
۲- تعیین توالی و تعامل فرایندها
۳- تبیین خط مشی و اهداف کلان سازمان
۴- تدوین نظام نامه
۵- تبیین اهداف خرد سازمان
۶- تبیین چارت سازمانی و تعیین مسئولیت ها ، اختیارات و شرح وظایف کارکنان
۷- تدوین روش های اجرایی اصلی
۸- تهیه فرم ها و دستورالعمل های لازم
۹- انجام نیاز سنجی آموزشی ، برنامه ریزی و اجرای برنامه های آموزشی
۱۰- سنجش رضایت مشتریان و ارزیابی تأمین کنندگان سازمان
۱۱- پایش فرایندهای سازمان
۱۲- انجام ممیزی داخلی
۱۳- انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
۱۴- برگزاری جلسات بازنگری مدیریت

پس از اینکه سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ یا هر استاندارد سیستمی دیگری مانند ایزو ۱۴۰۰۱ ، ایزو ۲۲۰۰۰ و غیره ، به کمک مشاور در سازمان ، طرح ریزی و پیاده سازی اولیه گردید، نوبت به انجام ممیزی های صدور گواهینامه می رسد. این ممیزی ها توسط شرکت یا CB صادر کننده گواهینامه و در دو مرحله صورت می پذیرد. مشاور در این ممیزی ها نقش همیار و کمک کار سازمان را به عهده دارد.

اکنون ممیزی های صدور گواهینامه صورت پذیرفته و ما موفق به اخذ گواهینامه های مورد نظر گردیده ایم. این آغازی بر یک پایان می باشد. تازه کار ما آغاز شده است. زمان اجرای واقعی سیستم در سازمان فرا رسیده. تا این زمان ما مشغول پیاده سازی و طرح ریزی اولیه سیستم بودیم. از این پس می بایست به بهبود مستمر بیاندیشیم. ممیزی های مراقبتی هر سال یک بار انجام می شود. چنانچه سیستم بهبودی نداشته باشد، داشتن این گواهینامه ها کمترین کارایی برای سازمان نخواهد داشت. به بهبود مستمر بیاندیشیم و از مشاور راهنمایی بخواهیم. عقد قراردادهای نگهداری سیستم ، خیال ما را از این بابت آسوده خواهد نمود.