راز موفقیت در ایجاد ارتباطات موثر در کنفرانس‌ها

کثر مدیران حرفه‌ای هر ساله مدتی را برای شرکت در کنفرانس‌ها و سمینار‌ها صرف می‌کنند.من در ۱۵ سال گذشته در بیش از ۲۰۰ کنفرانس سخنرانی کرده یا شرکت کرده‌‌ام.
به دست آوردن ایده‌های جدید و آموختن تجربیات دیگران از دل این کنفرانس‌ها بسیار ارزشمند است ولی در واقع ارزشمند‌ترین و مهم‌ترین دارایی موجود در هر کنفرانس اشخاصی هستند که شما می‌توانید در طی یک کنفرانس با ایشان ملاقات کنید و ارتباطی اثربخش را با آنها برقرار سازید.

1. پیش از شروع کنفرانس در خصوص سخنرانان و افراد شرکت‌کننده تحقیق کرده و اطلاعاتی از ایشان به دست آورید:

سعی کنید یک یا دو هفته قبل از آغاز هر کنفرانس نگاهی به لیست اسامی سخنرانان بیندازید. همچنین اگر به اسامی افراد شرکت‌کننده نیز دسترسی داشتید بد نیست که آن لیست را هم چک کنید. در خصوص کسانی که می‌خواهید حتما با ایشان ملاقاتی داشته باشید اطلاعات بیشتری به دست آورید و از طریق ایمیل و شبکه‌های اجتماعی تماسی با آنها برقرار کنید. در طی این فعالیت‌ها سعی کنید دریابید که چگونه می‌توانید واقعا به ایشان کمک کنید و سپس آمادگی خود را برای کمک به آنها اطلاع دهید. تلاش کنید در طی بازه‌ زمانی کنفرانس فرصت ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای را برای نوشیدن چای یا قهوه با آنها هماهنگ کنید و با این روش از گرفتار شدن در میان انبوه جمعیت جهت صحبت کردن با آنها خلاص شوید.

2. از رسانه‌های اجتماعی جهت برقراری ارتباط و ایجاد تعامل اولیه بهره ببرید:
حقیقت این است که در طول برگزاری یک کنفرانس شما بیش از هر چیز علاقه‌مند هستید تا با سخنرانان ملاقات کنید.اما این دقیقا همان چیزی است که دیگران نیز به دنبال آن هستند.
یکی از بهترین روش‌ها برای جلب توجه سخنرانان این است که قبل از برگزاری کنفرانس از طریق شبکه های اجتماعی با آن شخص ارتباط برقرار کنید. شما می‌توانید قبل یا در حین برگزاری سمینار پیام خوشامدگویی صمیمانه‌ای برای او بفرستید. معمولا بعد از این مرحله می توانید با ارسال یک پیام خصوصی از فرد مورد نظر درخواست یک نشست کوتاه کنید و به این ترتیب دیگر نیازی نخواهد بود که پس از سخنرانی، در میان انبوه جمعیت برای ۲ ثانیه صحبت نا‌مفهوم و بی‌فایده تلاش کنید.

3. با بیرون آمدن از سالن اصلی در سالن‌های پذیرایی و استراحت حضور بیابید:
در صورتی‌که شما به دنبال ملاقات با افرادی مشخص باشید؛ همان‌قدر که محتوای آموزشی یک کنفرانس می‌تواند برایتان ارزشمند باشد؛ حضور پیدا کردن در نمایشگاه‌های جانبی یا سالن‌های استراحت و پذیرایی هم می‌تواند سودمند و حتی ارزشمند‌تر باشد.
در این چنین محل‌هایی شما زمان بیشتری را برای ملاقات با افراد گوناگون خواهید داشت.به عنوان مثال این‌گونه محل‌ها بهترین فرصت برای برخورد با سخنرانانی است که تازه به محل کنفرانس آمده‌اند یا شرکت‌‌کنندگانی که برای برقراری تماس تلفنی از سالن اصلی خارج شده‌اند یا اسپانسرهایی که می‌توانند شریک تجاری شما در آینده باشند.

4. توزیع کارت‌های ویزیت خود را فراموش کنید؛سعی کنید تا کارت‌های ویزیت دیگران را بگیرید.
همواره ذهنیت سنتی در هنگام رفتن به کنفرانس‌ها همراه بردن تعداد زیادی کارت ویزیت برای توزیع آنها و دادن کارت‌ها به کسانی است که ملاقات می‌کنیم.من هم همیشه کارت‌های ویزیت خودم را همراه دارم ولی ارتباطات و ملاقات‌های خودم را مدیریت می‌نمایم و به دنبال این هستم تا بیشتر در تلاش برای به‌دست آوردن کارت‌های ویزیت و اطلاعات تماس از افرادی باشم که از قبل مایل به ملاقات با ایشان بوده‌ام.سپس تلاش می‌کنم تا پس از اتمام کنفرانس یا حتی در همان روز‌های برقراری کنفرانس با ایشان از طریق Linkedin تماس برقرار نمایم. همواره باید اولین تقاضای برقراری ارتباط خود را به همراه پیامی شخصی برای اشخاص ارسال کنید.

5. از افراد سوالاتی معنادار و غیرکلیشه‌ای بپرسید.
همه می‌پرسند: شما اهل کجا هستید؟در کجا مشغول به کارید؟ و سوالاتی از این قبیل. لری بنت به من یاد داد تا برای آغاز گفت‌وگو از افراد پرسش‌های بهتری را مطرح کنم. نظیر اینکه: چه چیزی شما را بیشتر تحت تاثیر خود قرار می‌دهد؟ دیدگاه‌های کدام موسسه خیریه بیشتر باب میل شما است؟ یا در طی این کنفرانس مایلید با چه کسانی ارتباط برقرار کنید؟
به این شیوه افراد در خصوص مسائلی که واقعا به آن اهمیت می‌دهند با شما صحبت می‌ کنند و شما می‌توانید به سرعت رابطه‌ای عمیق را با ایشان ایجاد سازید. در همین حال فراموش نکنید که مهم‌ترین پرسشی که شما می‌توانید از فردی بپرسید این است که چگونه می‌توانید به او کمک کنید.در هنگام طرح این‌گونه سوالات با دقت به پاسخ‌های فرد مورد نظر گوش فرا دهید و خود را صادقانه مشتاق شنیدن جواب‌های ایشان نشان دهید. این امر باعث می‌شود تا شما از بقیه متفاوت باشید.

نویسنده:Dave Kerpen  (مترجم:حسین بخشایی)

نقش مهارت‌های فردی در مصاحبه شغلی

همه ما با قدرت کلام و جادوی ارتباطات آشـــنا هستیم و اهمـیت گفتمــان را در مصـــاحبه‌های شـغلی می‌دانیم. در واقع برقراری ارتباط و جهت دادن به آن مهارتی است که مصاحبه‌کنندگان در اغلب آزمون‌ها استفاده می‌کنند. توانمندی‌های شخصی ابزاری هستند که کارجویان به واسطه آن می‌توانند شایستگی‌های خودشان را نزد مصاحبه‌کنندگان به اثبات برسانند. از این منظر تفاوت‌های فردی کلیدی است که اولویت‌های استخدام را برای کارجویان تعیین می‌کند.

اهمیت انگیزه در دستیابی به اهداف

اگر فردی مهارت و خلاقیت داشته باشد اما انگیزه ایجاد تغییر و تحول هنوز در وجودش شکل نگرفته باشد، نمی‌تواند در کارش موفق شود و اهداف خود را اجرایی کند. به بیان دیگر، انگیزه، انرژی لازم برای تحقق خواسته‌های فردی را تأمین می‌کند.

انگیزه به دو بخش درونی و بیرونی تقسیم می‌شود. عوامل درونی دیدگاه‌ها، اهـــداف و خواسـته‌هایی هســــتند که در طول زندگی به آن‌ها نیاز پیدا می‌‌کنیم . عوامل بیرونی نیز در واقع برخلاف تمایل افراد، بیشتر برای گذراندن دوره‌هایی خاص به بخش اصلی اشتغال یا تحصیل افراد مربوط می‌شوند.

خلاقیت

خلاقیت موضوع مهمی از تفاوت‌های فردی به شمار می‌آید. مدیران نیز در پرورش خلاقیت و نوآوری کارمندان نقشی حساس دارند. کارمندان و کارجویان نیز برای دست یافتن به خلاقیت باید توانایی ترکیب افکار نو را با روشی مناسـب و حفظ پیوستگی بین ایده‌ها برای تحقق اهداف و خواسته‌های سازمان داشته باشند. نویسنده‌ای معتقد است که ایده‌هـا وقتی پرورش می‌یابند که افراد با پدیده‌ نو، مسائل جدید و الگوهای متفـــــاوتی مواجه شوند.

بنابراین مدیرانی که ایده‌های نوین بیشتری می‌خواهند باید به طور معمول کارکنان خود را در تماس با پدیده‌های جدید و مسائل تازه مخاطبان قرار دهند. بین آن‌ها و افرادی که متفـاوت با آنان می‌اندیشـــند، ارتباط دائم ایجـــاد کنند و ارتباطـات را به گونه‌ای هدفمند سامان دهند. به همین منظور مدیران برای اســتفاده از خلاقیت دیگران و بیدار کردن ذهن‌های خلاق باید فضای مناسب ایجاد کنند.

مهارت فردی در مصاحبه

همان‌طور که می‌دانید اجرای یک مصاحبه موفق تنها بخشی از مسیر پرفراز و نشیب استخدام است. عوامل و معیارهای دیگری نیز در اجرای مصاحبه‌های شغلی دخیل هستند. فن بیان، آمادگی در پاسخ‌گویی به پرسش‌های مصاحبه‌کننده، حضور ذهن، مطالعه تجربه‌ها و فعالیت‌های سازمان‌های نیروپذیر و در نهایت میزان علاقه و مهارت شما نسبت به شغل، تأثیر فوق‌العاده‌ای در جریان استخدام خواهند داشت.

واکنش‌ها و نحوه پاسخ‌گویی به مصاحبه‌کننده نیز میزان صلاحیت و شایستگی کارجویان را نشان خواهد داد. مهم‌ترین ارکان موفقیت در مصاحبه‌های شغلی، مبتنی بر مهارت‌هـای میان فردی به شرح زیرند:

اعتماد به نفس

گام نخست دراغلب مصاحبه‌های شغلی، همچنین آزمون‌های استخدامی داشتن اعتمادی کامل به خود و مهارت‌های کسب شده در دوران مختلف تخصیلی است. در واقع تنها امتیـازی که باعث بروز تفاوت‌های میان فردی بین انبوه کارجویان خواهد شد،

برخورداری از ویژگی‌ اعتماد و اطمینان به خویشتن است. مصاحبه‌کننده نیز در همان برخورد اول با نگریستن به چـهره هر کارجویی می‌تواند به راحتی میزان اعتماد به نفس تک تک آنان را ارزیابی کند. بیان قاطع و تسلط به پرسش‌ها ویژگی‌ای است که تنها در افراد کاردان و متبحر می‌توان یافت.

آمادگی

در اتاق مصاحبه و در حضـور مصـــاحبه‌کننده دربــاره چه موضوعاتی بحث می‌شود و چگونه می‌توان جریان مصاحــبه را به سوی اهداف از پیش تعیین شده هدایت کـرد؟ به یــاد داشته باشید، تمرکز و دقت در جلسه مصاحبه بسیار حائزاهمیت است. باید ابتدا شنونده قابلی باشید تا بتوانید با دقت و صراحت پرسش‌ها را پاسخ دهید. می‌توانید با توجه به میزان اطلاعات و مهارت خودتان و با توجه به تمرکز نوع پرسش‌ها، فرصتی برای بازگوکردن تجربه‌ها و سوابق‌تان ایجاد کنید و روند مصاحبه را به سوی اهداف از پیش تعیین شده خودتان سوق دهید.

سازمان و قوانین

هر سازمان دیدگاه و قواعد کاری مخصوص به خود را اجرا می‌کند. کارجویان نیز باید از همان راهکارها تبعیت کنند. شما نیز با آگاهی و شناخت قوانین سازمان باید در همان راستا طرح‌ها و ایده‌های شغلی خودتان را به اجرا برسانید. در واقع به نوعی سازمان‌ها می‌توانند سکوی پرتاب موفقیت‌تان باشند.

اشتیاق و علاقه

همان‌طور که می‌دانید علایق و خواسته‌های ذهنی در جایگاه عاملی محرک، به باورها هویت می‌دهند و با تلفیق انگیزه‌ها، بسیاری از ناممکن‌ها را امکان‌پذیر می‌سازند. درخصوص دست‌یابی به ایده‌آل‌ها و اهداف شغلی نیز طبق روش‌های روان‌شناختی خود افراد هستند که با القای امواج مثبت و منفی آینده مسیر پرفراز و نشیب شغلی و تحصیلی خویش را دست‌یافتنی می‌کنند.

تأثیر محیط آموزش در توانمندی کارمندان

دوره‌های آموزشی کوتاه و ضمن خدمتی که برای کارمندان در نظر گرفته می‌شود، تأثیر فوق‌العاده‌ای در راندمان کار دارند. آشنایی با سبک‌های مدیریت فروش، بازاریابی و تبلیغات هر یک استعدادها و خلاقیت‌های کارمندان را نشان می‌دهد و در صورت ادامه به تخصص و مهارتی خاص مبدل خواهد کرد. البته در هنگام تحصیلات دانشگاهی نیز راهنمایی‌های برخی از اساتید، زمینه‌های رشد و شکوفایی دانشجویان را فرآهم خواهد آورد.

ارزیابی مصاحبه‌شوندگان در مصاحبه‌های استخدامی

اگرچه مصاحبه یکی از متداول‌ترین و قابل اعتمادترین سبک‌های تحقیق در انواع حوزه‌های اســتخدامی و تحقیقاتی به شمار می‌رود، اما باز هم نمی‌توان تمام ویژگی‌ها و خلاقیت‌های افراد را در قالب فرم‌های از پیش تعیین شـــده برنامه‌ریزی و در جایگاه معیاری مطلق از آن استفاده کرد. گرایش‌ها و انگیزه‌های کارجویان به شدت متفاوت است. تفکیک مهارت‌های آن‌ها به مصاحبه‌های تخصصی و حتی در بعضی مواقع به یک تیم کارشناس و مجــرب نیاز دارد. بدین منظور به تکنیک‌های دیگری نیز نیاز است. از سوی دیگر کارایی، دقت و اطمینان این روش برای بررسی مفاهیم و مسایل ساده‌تری که در شعاع سنجش آن قرار می‌گیرند از طرف بسیاری از منتقدین مورد تردید است.

 مصاحبه اســتاندارد و اصولی، مصـــــاحبه‌کننده و مصاحبه شونده را در شرایطی بسیار غیر طبیعی قرار می‌دهد. به طوری‌کهطرح مسایل از سوی مصاحبه‌کننده بر اســاس چارچوب‌هـــای از پیش تعیین شده و محدود، عملا امکان توضیح برنامه‌ها و راهکارهای دیگر را از مصاحبه‌شونده می‌گیرد. همین عامل تمایل به گفتمانی دو جانبه را از بین می‌برد و شکافی عمیق میان آموخته‌ها، پرسش‌ها و هدایت جریان مصاحبه به وجود می‌آورد.

 به همین دلیل نیز اولین دانشمندانی که سبک پرسش و پاسخ را در آلمان به کار بردند، معتقــد بودند که مصــاحبه باید همانندگفت‌وگویی دوستانه و کاملاً طبیعی اجرا شود. پرسش‌ها کاملا منطقی و با توجه به مهارت‌های فردی و میزان تحصیلات پرسیده شوند. مصاحبه‌کننده روال مصاحبه را سلیقه‌ای اجرا نکند و پرسش‌هاحالت جدی و مغرضانه نداشته باشند. پاسخ‌ها نیز طبق صلاحیت‌ها، حقایق و سوابق شغلی و تحصیلی بیان شــوند. در واقع در بهترین حالت ، مصاحبه باید به گونه‌ای باشد که مصاحبه‌شونده خود را در محفلی صمیمی، به دور از استرس احساس کند و اصلاً متوجه نشــــــــود که پرسش‌هــــــابه منظور اهداف سازمانی پرسیده شده‌اند.


کلام آخر

ارزیابی شخصیت کارجویان با استفاده از سبک‌های مختلف روان‌شناختی و علمی اجرا می‌شود. بعضی از شیوه‌های شناخته شده برای ارزیابی شخصیت متقاضیان اشتغال را پرسشنامه، آزمون‌های کتبی، شفاهی و درنهایت مصاحبه تشکیل می‌دهند. همیشه عده معدودی می‌توانند به اجرای گفتمانی مناسب دست یابند. ویژگی افراد موفق اعتماد به نفس و اهداف والای آنان است. استرس و فشار روحی در قاموس آنان تعریفی ندارد. با شکست در مصاحبه ناامید نمی‌شوند و به پیروزی‌هایی کوچک دل نمی‌بندند. تلاش، تداوم و انگیزه، کلید موفقیت کارجویان ساعی است. افرادی که استوارانه رسیدن به اهداف و رویاهای ذهنی را بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی‌شان می‌دانند و برای دستیابی به اولویت‌های زندگی‌شان کاملاً مصمم هستند.

مترجم: سید رسول میرزایی موسوی - Written By: James Clear

احیای یک تیم کاری

احیای یک تیم کاری که قبلا شکست خورده، کار آسانی نیست، اما غیرممکن هم نیست. هر مدیری ترجیح می‌دهد مدیریت یک تیم موفق را به دست بگیرد. اما حقیقت این است که برخی تیم‌ها – چه در میادین ورزشی و چه در کسب‌وکار– پیوسته رنج شکست را تحمل می‌کنند، بدون اینکه هیجان پیروزی را تجربه کنند .

برای تغییر حس شکست تیم‌هایی که با موفقیت ناآشنا هستند، چه کارهایی باید انجام داد؟ جو فرانتیرا و دنیل لید، در کتاب خود با عنوان «تحول تیمی: راهنمایی برای دگرگونی تیم‌هایی با عملکرد ضعیف» راهکارهایی را برای هدایت و متحول کردن تیم‌های بی‌انگیزه ارائه داده‌اند.تعجبی ندارد که این کتاب مثال‌هایی را از ورزش‌های حرفه‌ای به عنوان مدل اصلی انگیزه و ایجاد تغییرات توسعه‌ای در رفتار ارائه می‌هد. درست همان طور که یک مربی ورزشی ورزشکاران معمولی را به تمرین اضافی تشویق می‌کند، مدیران هم باید روش‌هایی را برای کمک به کارمندان بیابند تا آنها هدف و اخلاق کاری خود را بشناسند و آن را تقویت کنند.
تغییراتی در این مقیاس یک شبه اتفاق نمی‌افتند و بنابراین آن را یک جریان بلند مدت در نظر بگیرید. نکته‌های زیر از کتاب مزبور گرفته شده که به احیای تیم کاری شما کمک میکند

1- وقتی مسیر توسعه و پیشرفت را در پیش می‌گیرید، سعی کنید روحیه شکستی را که از قبل باقی مانده، از بین ببرید. هر چقدر تیم شما بیشتر نگران شکست‌های احتمالی باشد، احتمال کشیده شدن آنها به سمت شکست بیشتر است.

2-با واقعیت روبه رو شوید و شکست‌ها را – از جمله عملکرد تیمی و فردی – صادقانه ارزیابی کنید. سرپوش گذاشتن روی اشتباهات یا مطرح کردن امور به شکلی کلی موثر نخواهد بود و در این‌صورت کارمندان شما پی به اشتباهات خود نخواهند برد.

3-نقش اعضای تیم را به وضوح تعریف کنید و مطمئن شوید که همه افراد می‌دانند چه وظایف و اهدافی دارند. ایجاد مسوولیت‌پذیری به شکل آشکار، اخلاق خود- مدیریتی و خود-کنترلی را در محیط کار رواج می‌دهد.

4-کارمندان را تشویق کنید که راه‌هایی را برای توسعه فرآیندها پیشنهاد دهند. اگر به کارمندان اجازه دهید در حل مشکلات سهیم باشند، برای رسیدن به موفقیت سخت‌تر تلاش می‌کنند.

5-از تیم‌تان انتظار داشته باشید که بهترین باشند. با توجه کردن به جزئیات، تعهدتان به کیفیت کار را نشان دهید؛ یعنی با مشتریان حرفه‌ای برخورد کنید، در برابر مشکلات واکنش به موقع داشته باشید و اشتباهات نوشتاری را در کلیه اسناد کسب‌وکار حذف کنید.

6-برای رشد پایدار در طول زمان، انتظارات قطعی ایجاد کنید. این اهداف باید واضح و قابل سنجش باشند تا اعضای تیم بتوانند در مورد آنها تمرکز و اقدام کنند.

7-لیستی از ارزش‌های کلیدی ایجاد کنید، مثلا اینکه هدف اصلی شرکت مشتری مداری است؛ اگرچه این کار ممکن است پیش پا افتاده به نظر برسد. این کار نه تنها رهنمودهای واضحی برای شما تعیین می‌کند، بلکه کمک می‌کند اعضای تیم نتایج ملموسی را از کار استخراج کنند.
 8-در هر جایی که می‌توانید، بر ارزش‌های تیم تاکید کنید: از طریق ایمیل، سخنرانی‌ها و حتی یادداشت‌های کاری.
 9-کارمندان شما را می‌بینند و تحت‌تاثیر رفتار شما با مشتری و همکاران دیگر، واکنش شما در برابر فشارها و مواجه شدن با ضرب‌الاجل‌های کاری قرار می‌گیرند.
 10-از هر موفقیتی که تیم به دست می‌آورد، تجلیل کنید. اگر از کار تیم تجلیل کنید، آنها می‌فهمند که به توانایی آنها برای غلبه بر مشکلات ایمان دارید.


مترجم: مریم رضایی (منبع: Time)