چگونه تمام ایده‌ها را در یک اتاق جمع کنیم؟
در سال‌های اخیر روش توفان فکری در حیطه کسب‌وکار به دلایل متعدد مورد نکوهش قرار گرفته است. سه دلیل عمده برای این انتقادات ذکر شده است:
1) این روش کارآمد نیست؛
2) اغلب تحت تاثیر افراد حراف‌تر است؛
3) بیشتر افراد در تنهایی خود بهتر فکر می‌کنند. با این وجود هنوز از توفان فکری به علت فواید متعدد آن در محافل تجاری به‌طور گسترده برای تولید ایده‌ها استفاده می‌شود.
لورن نوردگرن، استادیار دانشکده Kellogg در رشته مدیریت و سازمان‌ها بر این باور است که: «در اکثر جلسه‌های توفان فکری در سازمان‌ها، تنها نیمی از ایده‌های موجود در اتاق مطرح می‌شود و در اغلب مواقع وقت به بهترین ایده‌ها نمی‌رسد؛ با این وجود حضار طوری جلسه را ترک می‌کنند که گویی روز بسیار سازنده‌ای داشته‌اند!»
از این رو نوردگرن اخیرا اپلیکیشن موبایلی با عنوان کندور (Candor) را طراحی کرده است که روشی آسان برای تولید، ذخیره، سازماند‌هی و ارزیابی ایده‌ها در اختیار قرار می‌دهد و بر تعداد زیادی از موانع پیش روی روش سنتی توفان فکری غلبه می‌کند و به علاوه، تعداد و تنوع ایده‌های مطرح‌شده را افزایش می‌دهد. این روش ممکن است در ابتدا برای افرادی که به تولید ایده‌ها به روش گروهی عادت کرده‌‌اند، غیرطبیعی باشد، اما نوردگرن تلاش کرده است تا کارآیی روش خود را به قدری بالا ببرد که برای این دسته از افراد هم مجاب‌کننده باشد.
«وقتی افراد برای انجام یک کار در گروه‌هایی گذاشته می‌شوند، زمان نسبتا قابل توجهی صرف صحبت‌های متفرقه و اتلاف وقت در گروه می‌شود، اما وقتی یک وظیفه به فردی به تنهایی داده شود، تمرکز و توان او در استفاده از ذهن خود به حداکثر می‌رسد.»وی می‌افزاید: «ما باید به افراد اجازه دهیم پیش از آنکه ایده‌های دیگران را بشنوند با ایده‌های خودشان آشنا شوند و سپس این فرصت را به آنها دهیم تا نظراتشان را با دیگران در میان بگذارند.»«وقتی تمام ایده‌ها جمع‌آوری شدند، می‌بینیم که هم اکنون تعداد زیادی ایده داریم که باید آنها را مدیریت کنیم. در این اپلیکیشن ما می‌توانیم ایده‌ها را روی تخته سیاه یا در یک وب‌سایت بنویسیم تا ببینیم هر کسی چه کرده است. از این طریق می‌توان تمام ایده‌ها را به‌طور همزمان مشاهده کرد. این ابزار با این روش کار ما را بسیار ساده‌تر می‌کند.»
فشارهای جمعی
اما چرا ایده‌های خوب در روش قدیمی گم می‌شوند؟ پاسخ به این سوال در خود ساختار توفان فکری است.
از آنجا که ما می‌خواهیم ادب را رعایت کرده باشیم و در حرف همدیگر نپریم، سعی می‌کنیم به نوبت حرف بزنیم. اما «این خود ریشه مشکل است». دو عامل مهم در اینجا جریان ایده‌ها را مختل می‌کند و آن دو، فشار ارتباط منطقی و همسویی است.
منظور از ارتباط منطقی این است که وقتی یک ایده مطرح می‌شود ایده‌های بعدی به‌طور مرتبط با آن ایده و مکمل و ادامه‌دهنده آن مطرح می‌شوند. این موضوع در کنار مزیتی که دارد، موجب محدود کردن تنوع توفان فکری می‌شود و می‌توان در نهایت چنین نتیجه گرفت که «ایده‌هایی که زودتر مطرح شوند تاثیر ناعادلانه‌ای بر بحث‌های مطرح شده بعدی در آن جلسه دارند.» به این ترتیب ممکن است ما با انتخاب یک ایده خوب، از چند ایده عالی غافل بمانیم.
فشار همسویی زمانی رخ می‌دهد که فرد به این فکر می‌کند که ایده‌ای که در ذهن دارد چقدر از دید عموم پذیرفته می‌شود. «ما خیلی سریع در ذهن خود شروع به قضاوت می‌کنیم که چه نوع ایده‌هایی در این جمع مناسب است و چه ایده‌هایی نیست. مثلا اگر ایده نفر اول این باشد که «بیایید یک کار خیریه بکنیم» و ایده شما این باشد که «بیایید یک جشن بگیریم»، شما به سرعت خود را سانسور می‌کنید چون ایده اول به شما می‌گوید که ایده شما بسیار نامناسب است!»
مشکلات پنهان
مهم‌ترین مشکل این است که هیچ کدام از این نواقص در یک نگاه در یک جلسه توفان فکری به چشم نمی‌آیند. همه جلسه را طوری ترک می‌کنند که گویی بسیار سازنده بوده است، غافل از اینکه ایده امروز تفاوت زیادی با روش‌های قبل نداشت.
برنامه کندور با تفکیک دو مرحله تولید ایده‌ها و ارزیابی آنها، این مشکلات را حل می‌کند. نه هیچ ایده اولیه‌ای در کار است که سایر ایده‌ها مجبور شوند همسو با آن باشند و نه هیچ ترسی از مطرح کردن نظراتی وجود دارد که ممکن است نامناسب باشد.
طبقه‌بندی ایده‌های عنوان شده باعث می‌شود ببینیم کدام ایده‌ها حول یک پیشنهاد جمع شده‌اند و کدام یک نظرات جدیدتری را مطرح می‌کنند. همچنین با این روش هیچ‌کس از توفان فکری جا نمی‌ماند، چرا که وقتی وظیفه‌ای به‌طور فردی انجام می‌شود همه به یک اندازه زمان فکر کردن و ابراز نظر دارند.
عملکرد مهم است
جای تعجب نیست که طراحی نرم‌افزاری که هدف آن استفاده از هوش جمعی است، خود به هوش جمعی نیاز دارد که کار ساده‌ای نیست. ویدئوهایی در پاسخ به نظرات کاربران اولیه تهیه شده است که در نسخه جدید نرم‌افزار اضافه شده است. به علاوه ویژگی‌های دیگری که به کاربران کمک می‌کند چه وقت و کجا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.
اصلاحات کوچک دیگری نیز برای سادگی در استفاده از این برنامه انجام شده است. به عنوان مثال «ما به کاربران این امکان را دادیم که برای کارت‌های ایده خود رنگ‌های مختلف انتخاب کنند که می‌تواند به نحوه دسته‌بندی آنها کمک کند.»
گنجاندن تمام راه‌ها و روش‌های طراحی ممکن برای اصلاح یک نرم‌افزار امری غیرممکن است. با این حال کندور تلاش کرده است تا جای ممکن کارآترین ابزار را برای بالا بردن کیفیت توفان فکری ارائه دهد و بیشترین ارتقا را برای نسخه‌های بعدی خود فراهم کند. تنها یک جلسه استفاده از این نرم‌افزار برای تولید ایده‌ها برای شما کافی است تا کارآیی و توانایی آن را در تولید ایده‌ها مشاهده کنید.
منبع: insight.kellogg مترجم: بیتا نظام‌دوست
