سازمان مجازی

نویسندگان مختلف تعاریف متفاوتی از سازمان مجازی ارائه داده و هریک از منظری خاص به این مقوله پرداخته اند؛ برخی آنرا شکلی ازارتباطات دور دانسته اند (S.Cohn,1997) و توسعه فناوری اطلاعات و افزایش ظرفیت های ارتباطی مانند شبکه های جهانی و هوش مصنوعی را در تکامل آن بسیار موثر دانسته اند .(Olery;Kokka;Plant,1999)

گروهی دیگر معتقند که سازمان مجازی شبکه ای از سازمان هاست که اگرچه خود هویتی مستقل ندارد و سایر سازمان ها به آن موجودیت می دهند اما کارآیی و اثربخشی آن بسیاربیشتر از سازمان های بزرگ و مستقل است .(E.Gummesson,1996)

برخی نیز از دیدگاه منابع انسانی به مطالعه سازمان مجازی پرداخته اند و آن را الگویی برای ایجاد تعاملات جمعی میان گروه های کاری و کارکنانی دانسته اند که در محیط های دور از هم پراکنده اند اما سازو کارهای ارتباطی آن ها را به هم پیوند داده و امکان اثربخشی تلاش های جمعی گروه های متفرق را فراهم نموده است .(D.Barry&M.Elmes,1997)

 

تاریخچه سازمان های مجازی

بحث سازمان مجازی برای اولین بار توسط موشیویتز به صورت بحثی کاملا آکادمیک در سال 1986 ارائه شد . بعد از وی محققان دیگر به بحث های متنوع از مفهوم سازمان مجازی پرداختند که به طور مثال می توان به بحث های شرکت های مجازی توسط فگل و کولدمان وعملکرد مجازی توسط هاردیگر و کارخانجات مجازی توسط مک آفی و آبتون اشاره کرد .[1]

 

ویژگی های سازمان مجازی

در مطالعه سازمان مجازی بایستی تغییراتی که بستر لازم برای شکل گیری اشکال جدید سازمانی را فراهم نموده اند در نظر داشت در واقع زمانی که قصد داریم تا ممیزات این شکل جدید را برشماریم بایستی ویژگی های فضای مجازی را درنظر داشته باشیم .به شکل بسیار اجمالی می توان به دو ویژگی مهم سازمان های مجازی که ازدو خصیصه مهم فضای سایبر نشات می گیرند اشاره کرد :

 

سازمان های مجازی سازمان هایی فراتر از مکان

در این وضعیت سازمان بیش از هرچیز یک شبکه است نه یک دفتر.(هنری ‏: 283)

سازمان های مجازی با شکستن مرزهای مکانی توانسته اند نیروهای خود را از اقصی نقاط دنیا رهبری کنند .نمونه بارز چنین سازمان هایی شرکت آمازون است که به عنوان نماد معتبر سازمان مجازی دارای دفتر وسیعی در بردفوردشایر انگلیس است البته دفتر فروش آن درنقاط مختلف دنیا به صورت 24 ساعته فعال است و دقیقا به همین دلیل است که این شرکت با سابقه 10 ساله به فروش بیش از 3/1 میلیارد دلار در سال دست یافته است .

 

سازمان های مجازی سازمان هایی فراتر از زمان

سازمان های مجازی مفهوم زمان را نیز دگرگون ساخته اند در این سازمان ها زمان فعالیت اداری به ساعات مشخصی در طول روز محدود نمی شود بلکه سازمان های جدید در تمام 24 ساعت مشغول فعالیت هستند . به عنوان نمونه هم اکنون مرکز تحقیقات CERN بزرگترین مرکز تحقیقات فیزیک بنیادی در شهر زنو به طور همزمان و یکپارچه فارغ از مرزهای زمانی توان متخصصین این حوزه در سراسر جهان را به کار گرفته است و به زودی مرکز فیزیک بنیادی ایران نیز به این شبکه خواهد پیوست . به این ترتیب سرمایه مادی و نیروی انسانی زمانی که بخشی از جهان درخاموشی به سر می برد در بخش دیگر مشغول فعالیت هستند و در جهت ایجاد پویایی در اقتصاد و تجارت جهانی گام بر می دارند .

 

تفاوت سازمان مجازی و اداره مجازی

به منظورفهم دقیق تر سازمان مجازی بایستی تفاوت های ان را از مقوله مهم دیگری به نام اداره مجازی تفکیک کرد ؛دراداره مجازی فناوری جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی واحد می شود در حالی که در سازمان مجازی با تدارک فعالیت ها ازخارج از سازمان هدف های سازمان تحقق پیدا می کند .

 

اداره مجازی

برخی از سازمان ها در دهه های اخیر به حذف بسیاری از ادارات و دفاتر خود پرداخته اند . به زعم ان ها کارعملی است که باید انجام شود نه جایی که فرد به ان جا برود درواقع جمله مصطلح سرکاررفتن که که درآن کار با یک محیط فیزیکی برابر دانسته می شود در عصر حاضر و با طرح مفهوم اداره مجازی معنی پیشین خود را از دست داده است.

درواقع اداره مجازی معرف نوعی کار به صورت متحرک و دور از دفاتر کار سنتی است که می توانیم آن را در یک پیوستار نشان دهیم

در ابتدای پیوستار نوعی اداره مجازی قرار دارد که در آن کارکنان دارای دفاتر ثبت هستند اما در مواردی کارها را در خانه انچام می دهند این نوع اداره مجازی را اداره مجازی موردی [2]می نامیم .

در نوع دوم اداره مجازی کارکنان تنها زمانی که به دفتر ثابت نیاز دارند آن را از دفتر مرکزی درخواست و دفتری را برای مدتی معین برای خود ذخیره می کنند مانند برخی از سازمانهای خدماتی که کارشان را در محل متعلق به مشتری انجام می دهند که برای پاره ای از امورمانند مذاکره یا عقد قرارداد از این نوع اداره مجازی استفاده و سپس آن را ترک می کنند .عکلکرد این اداره مجازی مانند ذخیره کردن جا در هتل است از این رو اصطلاحا شیوه مهمانخانه ای[3] نامیده می شود

در نوع سوم نیزکارکنان دفترثابت ندارند و درحرکت اند اما باید در فواصل زمانی مشخص به واحد اداری مراجعه کنند و گزارش دهند به عنوان مثال کارکنان شرکت های تبلیغاتی که در طول روز در سطح شهر مشغول به کارند و پس ازخاتمه کار گزارش خود را به واحد مربوطه ارائه می دهند .این نوع اداره مجازی وابسته[4] نامیده می شود .(الوانی ٬ 1387: 385)

چهارمین نوع کاردرخانه[5] نامیده می شود . در این حالت کارکنان سازمان در خانه مشغول کار هستند و هیچ نوع دفتر کاری ندارند .به عنوان مثال کارکنان بخش خدمات به مشتریان می توانند در منزل تقاضاها را دریافت کنند و از طریق کامپیوتر به اداره مرکزی اطلاع دهند و به محل مشتری مراجعه کنند .

و اما نوع پنجم ؛ در این شکل کارکنان کاملا متحرک[6] هستند در طول روز تنها د رمحل مربوط به مشتری مشغول به کارند و تلفن و کامپیوتر کیفی به همراه دارند. (T.H.Davenport, K.Pearlson,1998)

 

سازمان مجازی

برای توضیح سازمان مجازی در ابتدا بهتر است تا الگویی تحت عنوان زنجیره ارزشی که به عنوان مفهومی بسیار حائز اهمیت درمباحث مدیریتی را توضیح دهیم .( الوانی ، 1387: 387)

با توجه به اینکه واگذاری و احاطه فعالیت ها به خارج سازمان مهم ترین خصیصه است بنابراین زنجیره ارزشی ابزاری مناسب برای تعیین فعالیت های قابل واگذاری در طول زمان است .الگوی مذکور به تصمیم گیرندگان کمک می کند تا بتوانند درمورد واگذاری یا حذف فعالیت ها و یا انجام آن ها با مشارکت سازمان های دیگر تعیین تکلیف کنند .(همان منبع : 387و388)

و اما اشکال سازمان مجازی عبارتند از : سازمان های پارندی ، سازمان های شبکه ای ، سازمان های بدون مرز

در سازمان پارندی فعالیت های غیراستراتژیک در زنجیره ارزشی مشخص و به واحدهای خارجی محول می شود . کاهش هزینه های سازمان ، تمرکز نیروی مدیریت بر روی فعالیت های اصلی و اساسی و دارای مزیت های رقابتی و استفاده از کمیت های اندک برای رسیدن به کیفیت های بالا از مهم ترین مزایای این قبیل سازمان ها محسوب می شود .

سازمان شبکه ای که از شبکه ای از سازمان ها تشکیل شده و با راتباطات درونی و بیرونی ، گروه های کارشایسته و متخصص ،انعطاف پذیری بالا ،محور قراردادن مشتریان و هماهنگی کامل با شرکای بیرونی ، پیش بینی امکان دعوت از شرکای بیرونی درصورت نیازو فراهم شدن زمینه رقابت میان شرکا و خاصیت هم افزایی(synergism) و امکان بهره برداری بیشترازفرصت های موجود و در نهایت تسهیل دسترسی به بازارهای بین المللی به مثابه شکلی مناسب برای انجام کار درمحیط های متغیرامروزی مطرح شناخته شده است .(Calbraith&Laeler,1993)

سازمان بدون مرز:در ساختارهای نوین سازمانی برخلاف اشکال سنتی جریان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهای خارجی ، مشتریان و تولید کنندگان و سایر واحدها برقرار است و تلاش می شود تا با ایجاد هماهنگی میان واحدهای مختلف هدف سازمان با کارآیی و اثربخشی تحقق یابد . سازمان بدون مرز را سازمان بدون بدون ساختار[7] و سازمان پراکنده [8]نیز نامیده اند .

نتیجه گیری

گرچه در عصر حاضر موج جدید سازمان مجازی همه سازمان ها را به شکلی تحت تاثیر قرار داده اند و فشار بسیاری بر مدیران سازمان ها وارد است که شکل سنتی مدیریت سازمان را تغییر دهند و سازمان را به سمت مجازی شدن پیش ببرند اما این تغییرات سریع امکان تقویت واحدهای درونی و ساختار اصلی سازمان را عملا از بین می برند و حتی ممکن است مزایای سازمان درعمل به ضرر سازمان بینجامند .( .( الوانی ، 1387: 391)

هماهنگی واحدهای کوچک و بزرگ داخلی و خارجی در زمینه وظایف و اهداف و کنترل فعالیت آنها در عمل بسیار مشکل خواهد بود .

فراهم شدن بسترلازم برای خلاقیت و نواوری یکی از مهم ترین دلایل شکل گیری سازمان های مجازی اعلام شده که با توجه به نمونه های کنونی سازمان های مجازی تاحد نسبتا زیادی در این زمینه موفق عمل کرده اند البته بایستی به خاطر داشت که برای موفق شدن در این حوزه پیش از هرچیز باید منطق ویژه فضای مجازی و مختصات آن را درک کرد .

 

منابع

• الوانی،م(1387)، مدیریت عمومی،نشر نی ، چاپ سی و دوم ، تهران
• رجب بیگی ، م ،علی هاشمی ، سروشا معیر و پیمان سالاری () سازمان های مجازی از تئوری تا عمل ،فصلنامه تدبیر ،شماره 151
• هنری ،چ ()، آینده غیر از گذشته است : سازمان فردا ،انتشارات سازمان مدیریت صنعتی ،تهران

 

[1] - سازمان مجازی مهدی رسول زاده تدبیر شماره 141

[2] - Occasoional

[3] - Hoteling

[4] - Tethered

[5] - Home- based

[6] - Fully mobiling

[7] -Disorgenization

[8] - Disaggregated