ابزار اثربخش درارتباط کاری

 یکی از جنبه‌های مهمی که اغلب در مدیریت نادیده گرفته می‌شود، نحوه ارتباط شما با رییس‌تان است. مافوق شما به عنوان فردی کلیدی می‌تواند موفقیت یا شکست تان را به عنوان یک رهبر سازمانی تضمین کند! یک مدیر اثربخش علاوه بر اینکه وقت و تلاش قابل‌توجهی برای روابط خود با زیرمجموعه خود اختصاص می‌دهد، به همان درجه اهمیت نیز برای حفظ ارتباط مناسب با مافوق خود ارزش قائل است.
بدیهی است رییس شما افراد مختلفی در زیرمجموعه خود دارد و ممکن است شما اولین نفر در لیست اولویت‌های ارتباطی وی نباشید، اما این مهم است که مافوق شما اولین نفر در لیست اولویت‌های ارتباطی شما باشد! شما باید به‌طور فعالانه ارتباط خود را با مافوق خود بهبود دهید در غیراینصورت باید منتظر عواقب کم‌کاری خود باشید.

معرفی ابزار
وقتی شما با رییسی حمایت‌کننده و انگیزاننده روبه‌رو هستید، تلاش برای ایجاد و بهبود ارتباط کاری لذت بخش خواهد بود، اما حتی وقتی با یک رییس بی‌تجربه وضعیف هم مواجه باشید می‌توانید با استفاده از چند اقدام کلیدی ارتباط کاری خیلی خوبی برقرار کنید:

• برداشت ذهنی خود را در ارتباط با مافوق تصحیح کنید؛ بسیاری از افراد از میزان وابستگی رییس خود به همکاری و کمکی که از خود نشان می‌دهند، بی‌اطلاع هستند. این افراد نمی‌دانند که می‌توانند سهم بزرگی از موفقیت مافوق خود را داشته باشند. البته بعضی از مدیران مافوق خود بی‌نیاز از هر کمک از زیرمجموعه خود می‌دانند، در مواجهه با چنین مدیرانی، شما باید درک خود را از نقاط ضعف، قوت، سبک کاری و نیازهای وی تا حد امکان بالا ببرید و از اطلاعات به دست آمده برای ساختن یک ارتباط موثر استفاده کنید.

• رییس خود را بشناسید؛ مدیریت بر مافوق، مستلزم درک و شناخت درستی از شخصیت و ذهنیت او است. حداقل چیزی که باید در مورد رییس خود بدانید اهداف و نقاط ضعف و قوت او است. باید بفهمید سبک کاری او چیست؟ آیا او علاقه‌مند به دریافت اطلاعات به صورت شفاهی، نامه رسمی، تشکیل جلسه یا تماس تلفنی است؟ کدام روش ارتباطی، تعارضات را به حداقل می‌رساند. بدون در اختیار داشتن این اطلاعات، مواجه شدن با رییس مانند پرواز با چشمان بسته است و ممکن است موجب سوء تفاهمات و درگیری بی‌مورد شود.

• خود را بشناسید؛ مافوق شما، تنها نیمی از این رابطه است. شما نیمی دیگر از این رابطه هستید و باید بتوانید کنترل کاملی در سهم ارتباطی خود داشته باشید. بهبود روابط کاری اثربخش نیازمند شناسایی نقاط ضعف و قدرت و سبک رفتاری تان است. احتمالا شما نخواهید توانست شخصیت اصلی خود یا رییس تان را تغییر دهید، اما می‌توانید با آگاهی از نحوه رفتاری خود موجب تسهیل ارتباط با او شده و اثربخش‌تر عمل کنید. خودآگاهی نسبت به رفتار و شیوه ارتباطی کاری دشوار است، ولی غیرممکن نیست و شما می‌توانید با استفاده از تجارب قبلی خود به این خودآگاهی دست پیدا کنید.

• ارتباطات را توسعه و بهبود دهید؛ با شناخت مناسبی از خود و رییس‌تان، معمولا این قابلیت در شما ایجاد می‌شود که راهی برای همکاری و ارتباط دوطرفه و بدون ابهام ایجاد کنید.

• سبک کاری تان را با مافوق سازگار کنید؛ پیتر دراکر تقسیم بندی جالبی از سبک کاری مدیران دارد. او می‌گوید: بعضی مدیران «شنونده»‌های خوبی هستند و علاقه‌مندند پیام‌ها و اطلاعات را از زبان شما بشنوند اما برای برخی دیگر، خواندن نامه‌ها و ایمیل‌ها رسمی از طرف شما مطلوب‌تر است. بنابراین بخشی از سازگاری در همین نحوه ارتباط نهفته است.
نوع دیگر سازگاری به سبک تصمیم‌گیری مافوق بستگی دارد. بعضی از مدیران علاقه‌مند هستند در تصمیم‌گیری‌هایتان از آنها نظر بخواهید و آنها را درگیر کنید. برخی دیگر وظیفه تصمیم‌گیری را به شما واگذار می‌کنند و هیچ علاقه‌ای به درگیر شدن در تصمیم‌گیری ندارند.

• انتظارات و توقعات مافوق را شفاف کنید؛ بسیاری از افراد به صورت منفعلانه فکر می‌کنند که رییس دقیقا می‌داند که چه انتظار و توقعی از آنها دارد. البته در سازمانی که رویکردهایی چون برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه‌ریزی کارراهه شغلی و مدیریت عملکرد وجود دارد، انتظارات تا حد زیادی مشخص است، اما متاسفانه در اغلب سازمان‌ها این رویکردها یا وجود ندارد یا اصلا اجرایی نشده است. به همین خاطر لازم است که شما از انتظارات رییس خود به خوبی اطلاع پیدا کنید. اگر با رییسی مواجه شوید که معمولا انتظارات خود را به صراحت بیان نمی‌کند کار شما دشوارتر خواهد شد. سعی کنید راهی برای نفوذ به مافوق و مستند کردن انتظارات وی پیدا کنید چرا که معمولا اینگونه مدیران استانداردهای کاری غیرواقعی و دست نیافتنی دارند که با مدیریت کردن آن می‌توانید تعارضات را به حداقل برسانید.

• جریان اطلاعات را مدیریت کنید؛ وقتی مافوق شما از میزان مسائل و دشواری‌های کاری شما مطلع باشد، در نحوه تعامل و ارتباط وی اثر خواهد گذاشت. معمولا افراد موثر، راه‌هایی برای اطلاع‌رسانی از موانع و مشکلات پیش روی خود به مافوق در دسترس دارند و همواره مدیر خود را در این خصوص به روز نگاه می‌دارند. البته مدیریت جریان اطلاعات از پایین به بالا کمی دشوار است به‌خصوص زمانی که مدیر شما علاقه‌ای به شنیدن مشکلات شما نداشته باشد. بعضی از افراد فقط اخبار خوب را به مافوق خود منتقل می‌کنند و برخی حتی مشکلات بالقوه را نیز اطلاع‌رسانی می‌کنند. در انتخاب نوع اطلاعات، هوشمندی شما تعیین‌کننده است.

• قابل اعتماد و راستگو باشید؛ برای یک رییس اعتماد به فردی که سابقه خوبی در صداقت در گفتار و قابلیت اعتماد ندارد، کار بسیار دشواری است. برای بالا بردن سطح اعتماد مافوق باید با برداشتن گام‌هایی عملی، بتوانید طی گذشت زمان وی را برای مشارکت دادنتان در تصمیم‌گیری‌های مهم متقاعد کنید.

• از زمان و منابع به صورت مناسب استفاده کنید؛ رییس شما منابع، انرژی و زمان محدودی در اختیار دارد و هر درخواست بی‌اهمیت و بدون دلیل شما می‌تواند موجب تعارض فی‌مابین شود. بنابراین درخواست‌های خود را همراه با مطالعه و دلیل توجیه‌کننده به وی ارائه کنید.

سید محمد اعظمی‌نژاد (منبع: Mindtools-hbr.org )