آشنایی و تجربه تنوع سطح کاری در جایگاه های ارزشمندی مثل سیاستگذاری در ارگان دولتی, تسهیلگری در مجموعه خصوصی-دولتی و شرکت خدماتی خصوصی وشرکت مهندسی تولیدی خصوصی، به من آموخته است که پیشرفت سازمان ها و شرکت ها وابستگی شدید به سه اصل اساسی دارد که در این متن به اختصار توضیح میدهم.
بدلیل تنوع جایگاه کاری در هر مجموعه، پیشرفت، شاخصها و شکل متنوعی به خود گرفته است یک شرکت تولیدی خصوصی پیشرفت را در افزایش حجم فروش میداند و توسعه تعداد خطوط تولید میداند ولی یک نهاد سیاستگذار افزایش بودجه یا افزایش تعداد جامعه مخاطب خود را معیار پیشرفت میداند. یک شرکت خصوصی خدماتی، بزرگتر شدن حجم پروژه ها برایش پیشرفت است و یک مجموعه تسهیل گر افزایش چتر حمایتی از سرویس پرووایدرها برایش پیشرفت است .ولی در همه ای اینها محورهایی ثابت در فرایند پیشرفت وجود داشت که در ادامه اشاره میکنم.
مستندسازی
مطمئنا کسی که درگیر کار اجرایی باشد میداند مستندسازی تنها ثبت و ضبط و نوشتن نیست بلکه صورت های متعالی آن در قالب نرم افزارهای مدیریت دانش و بیزینیس اینتلیجیسن به نوعی رویکردهای حرفه ای مدیریتی در سازمان است.
شاه کلید اصلاح اشتباهات و رفع آنها در مستندسازی است. اگر مجموعهای اشتباهات را مستند نکند بزودی هزینه و خسارت آنها را فراموش میکند و به عبارت دیگر آنها را تکرار میکند!من صبح تا شب در کنار همکارانم در مجموعه های مختلف حس کرده ام که نرم افزارهای مدیریت سازمان باید توسط مدیرسازمان سفارش داده شود و خود مدیراز طریق این نرم افزارها مستندسازی را تسهیل کند. شفافتر بگویم، مدیر سازمان باید تیم آی تی را هدایت کند و نرم افزارها را بخرد و خودش اولین فرد پایبند به استفاده از این نرم افزارها باشد. مطمئنا افراد دارای سن بالا یا کمتر آشنا با فضای کامیپیوتر، به سختی میتوانند این اصل پیچیده را رعایت کنند.
فهم ارزش افزوده کار گروهی
کارگروهی شاید کلمه ای باید که زیاد شنیده ایم ولی کسی که شراکتی شکست خورده در کسب و کار داشته باشد یا سختی کار در یک مجموعه دولتی را چشیده باشد، میداند که کارگروهی صرفا به معنای استخدام نیرو و امر و نهی به آنها نیست بلکه برانگیختن انگیزه های فردی افراد برای رساندن یک مجموعه اهداف متعاتلی خودش میباشد.
کارگروهی یک مهارت یا قابلیت فردی ژنتیکی نیست بلکه یک فهم مشترک است به این معنا که وقتی چندنفر باهم میتوانند شراکت کنند، یعنی به این فهم رسیده اند که تنهایی کار پیش نمیرود این فهم و برداشت مشترک بسیار ارزشمند و گران است چون رسیدن به این فهم در طی زمان طولانی و با هزینه مستمر و سعی و خطا حاصل میشود من خودم استاد رفتارهای فردی بودم و الانم برخی اوقات میخواهم کار را یک تنه جلو ببرم! این تجربیات به بنده یادداده که بدلیل نبودن این فهم به شکل عمومی در میان مردم و شاغلین,شرکتها در توسعه و جذب شریک مشکل دارند. البته فرصت این نیست که ضعف آموزش عالی و آموزش پروش و هزار جور دیگر را به عنوان ریشه این مطلب بیان کنم، ولی میتوانم بگوییم که در حین انجام کار مشخص میشود که همکاران شما و خود شما چقدر ارزش افزوده کارگروهی را قبول دانسته اید.
پایبندی به دستورالعمل ها
دوستی میگفت افتادن هواپیمای ایران 141 ممکن است فقط بدلیل رعایت یک نکته ساده و ظریف در دستورالعمل بوده است :" که در زمان گرمی هوا نباید این هواپیما پرواز کند"
دستورالعمل شاید به کلمه یا حرف معنای "آیین نامه تدوین شده است" و تدارک آن ساده به نظر برسد به شکلی که آیین نامه های جاری در کشورهای توسعه یافته نیز تفاوت های زیادی با ما نداشته باشنند، ولی ساختار مدیریتی که پایبند به این دستورالعمل باشد و امکان تخلف کمتری داشته باشد یک ارزش و گوهر کمیابی است. به عبارتی پایبندی به دستورالعمل ها در قالب مکاینزم های تنبیهی ،تشویقی ، شفافیت اطلاعاتی واتوماسیونی ، گنج بی دلیل سازمان های سریع و خلاق در غرب یا خاوردور نسبت به ما میباشند.
بارها شده است که فرآیند ارائه خدمت یا تصویب موضوعی را دستورالعمل کرده ایم تا براساس آن رفتار شود، ولی دقیقا همان روند را خطا رفته ایم و یک اشتباه رخ داده است! یعنی ما هزینه سعی و خطای یک اشتباه را داده ایم و حتی مستندسازی هم کرده ایم و حتی با کارگروهی دستورالعمل تدوین شده است ولی بدلیل ذهنی عمل کردن ما و پایبند نبودن به دستورالعمل ها,یادمان رفته که آن اشتباه را تکرار نکنیم.
این واقعیت تلخ فضای سازمان های دولتی، خصوصی و غیره در ایران هست که نتوانستیم از طریق طراحی مکانیزم، نرم افزار ، عادت دادن و غیره دستورالعمل ها را جاری و ساری کنیم.
مفاهیم فوق، موضوعاتی چندلایه و چند وجهی میباشند و ضعف بیانی بنده را در این خصوص شما ببخشید ولی شاید سعی داشته ام دلسوزی خود را به نحوه رشد و توسعه شرکت ها و نهادها در کشور در قالب جملات فوق ن بیان کرده باشم.
