خیلی از ما برای مدیریت زمان بهتر، کتابی خوانده‌ایم و یا در دوره‌ای شرکت کرده‌ایم، نکته های زیادی آموخته ایم و الان کارهایمان را لیست و اولویت‌بندی می‌کنیم و از گجت های دیجیتال امروزی و یا سررسید، برای سازمان‌دهی به کارهایمان استفاده می‌کنیم. ولی با همه این‌ها باز هم این سؤال را از خودمان بپرسیم که چرا هنوز هم این‌همه کار ناتمام دارم و باز هم وقت کم می‌آورم؟
پاسخ ساده است. همه‌ی چیزهایی که در مورد مدیریت زمان آموخته‌ایم، به‌دردنخور هستند! چون اصلاً کار نمی‌کنند!
قبل از اینکه بخواهیم مدیریت زمان را آغاز کنیم، باید بفهمیم «زمان» چیست. به‌طور خلاصه در دیکشنری‌ها می‌توان به این تعریف رسید که «زمان» وقتی است که چیزی اتفاق می‌افتد.
ما دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان حقیقی.
در زمان ساعتی ما ۶۰ ثانیه در یک دقیقه داریم. ۶۰ دقیقه در یک ساعت. ۲۴ ساعت در یک شبانه‌روز و ۳۶۵ شبانه‌روز در یک سال. همه زمان‌ها یکسان و ثابت هستند. وقتی کسی به سن ۵۰ سالگی رسیده، یعنی دقیقاً ۵۰ سال زندگی کرده، نه کمتر و نه بیشتر.
در زمان واقعی، همه زمان‌ها نسبی هستند. زمان برحسب کاری که شما انجام می‌دهید، کوتاه و بلند می‌شود. دو ساعت ممکن است به اندازه ۱۲ سال برای شما طول بکشد و از آن‌طرف، بزرگ شدن فرزند ۱۲ ساله‌ی ما گویا فقط ۲ ساعت بوده است.
کدام نوع زمان، دنیایی که واقعاً شما در آن زندگی می‌کنید را توصیف می‌کند: زمان ساعتی یا زمان حقیقی؟
دلیل اینکه ابزارها و سیستمهای مدیریت زمان به درستی کار نمی‌کنند، این است که آن‌ها برای زمانِ ساعتی (ساعت محور) طراحی‌شده‌اند. زمانِ ساعت محور بی‌ربط است. شما در فضای آن زندگی نمی‌کنید و یا حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان حقیقی زندگی می‌کنید. دنیایی که وقتی به شما خوش می‌گذرد، زمانش سریع می‌گذرد و وقتی قرار است مالیات پرداخت کنید، کِش می‌آید.
خبر خوب این است که زمان حقیقی، ذهنی است و بین دو تا گوش ما مستقر است! شما آن را خلق می‌کنید؛ و هر چیزی که شما آن را بسازید، می‌توانید مدیریتش هم بکنید. الآن وقتش است که همه خود-کارشکنی ها و خود-محدودیت هایی که به بهانه کمبود وقت یا اینکه الآن وقتش نیست، برای خودتان ایجاد کرده‌اید را از میان بردارید و کسب‌وکارتان را شروع و یا آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.
گاد آلون، استادیار رشته‌های اقتصاد مدیریتی و علوم تصمیم‌گیری دانشگاه مدیریت کلاگ و دو تن از همکاران او، در تحقیقی، این قاعده کلی را ثابت کرده‌اند که اگر زمان انتظار مشتری کاهش پیدا کند، میزان سود بیشتری عاید خواهد شد.