چگونگی امتیاز دادن در مذاکرات

برای جلو رفتن مذاکره، هر یک از طرفین به تدریج در عقب‌نشینی از موضع اولیه خود، امتیازهایی را به طرف مقابل خود اعطا می‌کنند. اعطای امتیازها، در واقع شروع یک بده‌بستان است. هر طرف مذاکره پس از اعطای یک امتیاز، انتظار دارد طرف مقابل هم امتیازی مشابه و با اهمیتی یکسان اعطا کند.
اما به یاد داشته باشید که امتیاز دادن و امتیاز گرفتن، صرفا محدود به تبادل خواسته‌های مشهود نیست. سرمایه‌های نامشهود زیادی در فرآیند مذاکره مبادله می‌شوند که از جمله آنها می‌توان شهرت، احترام و اعتبار را نام برد. زمانی که شما به طرف مقابل امتیازی می‌دهید، پذیرفته‌اید که او برای شما یک طرف ارزشمند است و علاقه‌مند هستید با او به توافق برسید. در زمان تصمیم‌گیری در مورد اعطای امتیاز این نکته را در ذهن داشته باشید. ممکن است شما برنده یک مذاکره باشید، اما ترجیح دهید به طرف مقابل امتیازاتی هر چند کوچک اعطا کنید تا مطمئن باشید او دست خالی به خانه یا سازمان خود بازنمی‌گردد. ممکن است ترجیح دهید امتیازاتی را به طرف مقابل بدهید، فقط از این جهت که او نیز طعم برنده بودن را بچشد و پیش خود از باختن در مذاکره احساس شرم نکند.

سعی کنید هیچ وقت در گرماگرم مذاکره، طرف مقابل را – هر چند ضعیف – به صورت کامل خلع سلاح نکنید. در فصول بعدی، به اهمیت این نکته که چرا نباید به احساسات شخصی طرف مقابل خدشه وارد شود و نیز به اثرات این نحوه برخورد بر تشدید موضع‌گیری طرف مقابل، خواهیم پرداخت.

علاوه‌بر برنامه‌ریزی برای اعطای امتیازات با هدف حفظ شأن و غرور طرف مقابل، به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که غرور و شهرت خودتان هم حفظ شود. به عنوان مثال، اگر امتیازی اعطا کنید و طرف مقابل، هیچ امتیازی به شما اعطا نکند یا امتیاز بسیار کوچکی اعطا کند، شما بخشی از اعتبار خود را از دست خواهید داد و احتمالا دیگران – بالاخص گروهی که شما نماینده آنها محسوب می‌شوید – شما را مذاکره‌کننده ضعیفی تلقی خواهند کرد. همان گونه که بحث شد، این سرمایه‌های نامشهود یعنی شهرت و اعتبار، ‌در برخی مذاکره‌ها شکلی جدی‌تر به خود می‌گیرند.خصوصا زمانی که مذاکره به صورت «فرد در مقابل‌فرد» نبوده و مذاکره‌کننده با هیات همراه خود بر سر میز مذاکره حضور می‌یابد؛ بنابراین حتما قبل از مذاکره، لیستی از امتیازاتی که حاضرید به طرف مقابل اعطا کنید و نیز لیستی از امتیازهایی که طرف مقابل می‌تواند به شما اعطا کند، تهیه کنید. مثلا فرض کنید قرار است یک مشتری با شما جلسه‌ای داشته باشد و حدس می‌زنید که تخفیفی درخواست خواهد کرد. بهتر است قبل از جلسه با خود فکر کنید که در ازای اعطای تخفیف، چه امتیازی می‌توانید از او بگیرید. اعطای امتیاز بدون اینکه امتیاز متقابلی کسب شود، شما را مذاکره‌کننده ضعیفی نشان خواهد داد. گاه ممکن است در شرایطی باشید که امکان انعطاف‌پذیری زیادی در زمینه موضوع‌ مذاکره برایتان وجود ندارد. در این شرایط حتما سعی کنید موضوع دیگری بیابید که بتواند فضای لازم برای مذاکره بین شما و مخاطبتان را ایجاد کند. این وظیفه شما است که فضایی ایجاد کنید که در آن مسیری برای نزدیک‌تر شدن شما و طرف مقابل فراهم شود.

فرض کنید به عنوان نماینده شرکت، برای فروش محصولی به جلسه مذاکره رفته‌اید و به شما اختیار اعطای تخفیف بیش از پنج درصد داده نشده است. در این شرایط، حتما قبل از شروع مذاکره، مواردی پیدا کنید که بتوانید روی آنها امتیاز دهید. مثلا می‌توانید گارانتی 24 ماهه محصول را در ابتدا 12ماه اعلام کنید و وقتی مشتری بر سر قیمت مذاکره می‌کند، بگویید در زمینه قیمت امکان اعطای تخفیف بیشتر وجود ندارد، اما شاید بتوانیم گارانتی بیشتری برای این محصول در نظر بگیریم. یا اگر محصول مورد بحث، ‌یک محصول با تولید سفارشی است، ممکن است در ابتدا زمان طولانی‌تری برای تحویل پیشنهاد دهید و در طول مذاکره این فضا را ایجاد کنید که براساس خواست مشتری، می‌پذیرید که محصول را سریع‌تر تحویل دهید.بعضی از مذاکره‌کنندگان، اگر احساس کنند که فضای منطقی بر مذاکره حاکم است، ترجیح می‌دهند زمینه‌هایی که امکان اعطای امتیاز در آنها وجود دارد را به صورت متقابل برای یکدیگر مشخص کنند. به عنوان مثال، در صورت شکل‌گیری یک رابطه نزدیک و صمیمی ممکن است یکی از مذاکره‌کنندگان، پیشنهاد خود را به این صورت مطرح کند که: «با توجه به شناختی که از یکدیگر داریم، اگر موافق باشید برای تسریع روند مذاکره، زمینه‌هایی را که می‌توان روی آنها مذاکره کرد برای یکدیگر مشخص کنیم.»

لازم است در ابتدا تاکید کنم که ما نمی‌توانیم قیمت را کاهش دهیم. البته زمان تحویل، نحوه بسته‌بندی و شر ایط گارانتی از نظر ما قابل مذاکره است.» چنین روشی تنها در صورتی مفید است که طرفین براساس سوابق قبلی، از رفتار منطقی یکدیگر مطمئن باشند.



به روند اعطای امتیازات در مذاکره دقت کنید

آنهایی که مشغول مذاکره رقابتی هستند، به تدریج در طول مذاکره، با توجه به ترتیب و حجم امتیازهای ارائه شده، نکات مهمی را کشف می‌کنند. عموما مذاکره‌کنندگان، مذاکره را با دادن امتیازهای بزرگ شروع می‌کنند و به تدریج، هرچه به نقطه هدف خود نزدیک‌تر می‌شوند، امتیازها را کمتر و کوچک‌تر می‌کنند. اگر با اصرار یا فشار طرف مقابل، از نقطه هدف خود عبور کنند، همزمان با نزدیک شدن به نقطه ترک مذاکره، مقدار امتیازها باز هم کمتر و کمتر می‌شود. پس سعی کنید در مذاکره‌های طولانی، امتیازهایی را که طرف مقابل اعطا می‌کند، ثبت کرده و به روند کاهشی آنها توجه داشته باشید. اگر امتیازها بسیار کوچک شده یا عملا تحت هیچ شرایطی امتیاز دیگری اعطا نمی‌شود، می‌توان حدس زد که طرف مقابل به نزدیکی نقطه ترک مذاکره رسیده است.

در چنین شرایطی، بهترین راه‌حل این است که به سراغ موضوع دیگری در مذاکره رفته و سعی کنید امتیازهای بعدی را در حوزه‌های دیگر کسب کنید. همیشه هنگام تحویل روند امتیاز دادن به طرف مقابل، دقت کنید که برایتان بلوف نزنند. برخی از مذاکره‌کنندگان به سرعت امتیازهایی را که به شما می‌دهند، کم و کمتر می‌کنند تا این حس القا شود که به موضع آخر آنها نزدیک شده‌اید. تنها روش فرار از این ترفند، این است که قبل از مذاکره، اطلاعاتی در زمینه موضوع مذاکره و سطح احتمالی هریک از پارامترها (مقدار قیمت بازار، سطح تخفیف متعارف، زمان تحویل متداول و...) کسب کنید.

سه قانون طلایی مذاکره

سه قانون طلایی مذاکره از آنجا که افراد بسیار کمی وقتشان را برای درک صحیح معنای مذاکره و پیروی از اصول آن صرف می‌کنند، اغلب افراد،حتی مدیران فروش خوب، فاقد هنر مذاکره کردن هستند.

از آنجا که افراد بسیار کمی وقتشان را برای درک صحیح معنای مذاکره و پیروی از اصول آن صرف می‌کنند، اغلب افراد،حتی مدیران فروش خوب، فاقد هنر مذاکره کردن هستند.

اولین و بزرگ‌ترین خطا، سوء برداشت از معنی واژه «مذاکره» است. وقتی از افرادی حاضر در کارگاه‌های آموزشی می‌پرسم معنی «مذاکره کردن» چیست جواب‌هایی مانند این را دریافت می‌کنم: «چقدر کالا در یک معامله می‌توانم به دست بیاورم»، «چقدر ارزان‌تر می‌توانم آن را بخرم». بسیاری از افراد مذاکره کردن را فرآیند به کارگیری تکنیک‌های ناراحت کننده برای طفره رفتن و پیروز شدن بر طرف مقابل می‌دانند و از نظر آنها موضوع اصلی مذاکره اغلب پیرامون قیمت و شرایط فروش است.
مذاکره کردن در زبان انگلیسی از negotiates که اسم مفعول negotiari لاتین است، اقتباس شده که معنای آن انجام کار تجاری است. درک این مفهوم آغازین بسیار مهم است، زیرا مشخص می‌کند هدف مذاکره، همفکری با طرف دیگر برای برای رسیدن به یک توافق جهت ادامه کار تجاری است.
با این وصف، رسیدن به قیمت پایین‌تر معنایی سخیف از مذاکره محسوب می‌شود. قیمت پایین‌تر باعث به وجود آمدن معامله بهتر نمی‌شود، فقط سود کمتری را عاید شما و شرکتتان می‌کند. هدف شما رسیدن به توافق درباره یک پروپوزال است و ارائه راهی که پیشنهادتان را ارزشمند کند. در واقع راه حلی که محصول یا خدمت شما ارائه می‌دهد، نقطه کانونی مذاکره است نه قیمت.
سه قانون از 12 قانون طلایی که همیشه و در همه مذاکرات ‌چه ساده باشند چه پیچیده‌ باید رعایت شوند، عبارتند از:

1. همیشه شروع کننده مذاکره باشید.
هرکسی که کنترل آغاز مذاکره را در دست داشته باشد تا انتها مذاکره را اداره خواهد کرد. بنابراین همیشه شما شروع کننده باشید. اگر اجازه دهید طرف دیگرآغازکننده مذاکره باشد، بدون آنکه خودتان هم متوجه شوید در اغلب موارد کنترل مذاکره را از دست می‌دهید. برای مثال وقتی شما از طرف مقابل می‌پرسید بودجه در نظر گرفته شده برای پروژه چقدر است شما به او اجازه داده‌اید که مذاکره را شروع کند. بعد از آن به جای یافتن بهترین راه حل، زمانتان را صرف تعقیب اعدادی که او می‌گوید، می‌کنید.
وقتی اعداد خارج از توافقنامه که روی تصمیم موثر هستند، مرا به خود مشغول می‌کنند، حتی اگر شده بحث را قطع می‌کنم تا از اینکه طرف دیگر کنترل نقطه شروع را در دست داشته باشد، اجتناب کنم. به نظر عجیب می‌آید؛ ولی در تعاملات همیشه نقطه شروع اهمیت زیادی دارد. مثلا یک بار یکی از مشتریانم می‌خواست شرایط پیشنهادش را پیشاپیش بیان کند. مودبانه به او گفتم «ببخشید، از شما سپاسگزارم که می‌خواهید به من بگویید چه کاری می‌توانید انجام دهید و می‌خواهم یک لحظه به من وقت بدهید تا ابتدا چیزی را که برای کار مشترک در نظر دارم بیان کنم. اگر از نظر شما اشکالی در آن وجود داشت آنگاه لطفا به من بگویید. این کار به من اجازه می‌دهد که نقطه شروع را در کنترل بگیرم.»

2. همیشه مذاکرات را مکتوب کنید.
بسیاری از فروشندگان حرفه‌ای را دیده‌ام که در بحث و کار روی شرایط یک توافقنامه مرتکب اشتباه می‌شوند و ایده‌هایشان را بدون اینکه هرگز تبدیل به توافقنامه‌ای مکتوب شود، بیان می‌کنند؛ اما به یاد داشته باشید که هدف از مذاکره رسیدن به یک موافقتنامه رسمی مکتوب است، نه داستان تعریف کردن یا صرف وقت برای گفت‌وگو کردن. من از اولین لحظه‌ای که پروپوزال را ارائه می‌کنم به مدارکی که پیش روی مشتری نوشته شده است، ارجاع می‌دهم. این موضوع تمام نکات موافقت‌نامه را شامل و برای مشتری به صورت واقعی اجرا می‌شود. دلیل وجودی مذاکره،نوشته شدن همین اسناد است به علاوه صرف زمان برای گفت‌وگو‌های غیر ضروری. اگر همزمان با مذاکره، توافقنامه را بنویسید، وقتی که تصمیم خرید قطعی شد، آماده‌اید که بلافاصله آن سند مکتوب را برای امضا به طرف مقابل ارائه بدهید.

3. همیشه خونسرد باشید.
روی میز مذاکره می‌تواند صورت جلسه، غرور و احساسات وجود داشته باشد. مذاکره‌کنندگان بزرگ می‌دانند در حالی که بقیه افراد حاضر در جلسه دیوانه وار در حال سرمایه‌گذاری روی منافع شخصی و احساسی بی‌فایده هستند، چگونه باید خونسردی خود را حفظ، فضا را مدیریت و راه‌حل ارائه کنند. فریاد کشیدن، عصبانی شدن، نام افراد را آوردن و آنها را مقصر جلوه دادن ممکن است احساس خوبی به شما بدهند؛ اما چنین رفتارهایی هنگامی که مشغول مذاکره هستید سودی برای شما نخواهند داشت. هنگامی که بقیه افراد حاضر در جلسه احساساتی می‌شوند، خونسرد باشید و از منطق برای مذاکره و پایان دادن به بحث استفاده کنید. GRANT CARDONE
مترجم: مهدی سریرچی