مفهوم برنامه ریزی و انواع آن

هنگامی که افراد در انتظار آینده هستند و درگیر برنامه ریزی می شوند چگونگی آینده مطلوب را تعیین میکنند و با استفاده از روش سیستماتیک تلاش میکنند تا موفقیت آینده مورد نظرشان را تضمین کنند، بنابراین، برنامه ریزی نوعی تجربه مشترک انسانی است.این نوشتار به معرفی برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی عملیاتی می پردازد و همچنین مدل ها و تکنیک های این دو برنامه ریزی را به طور مختصر شرح می دهد، و درنهایت به تفاوت میان برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی می پردازد.  

---

در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسی‌تر‌ین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می‌خواهیم به آن برویم پلی می‌سازد و موجب می‌شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی‌گیرد، پدید آید. از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می‌افزاید. 
پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست) و کارآیی(درست انجام دادن کارها) تفاوت است و این دو در مراحل انتخاب هدف ها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشد . 
به بیان دیگر، برنامه ریزی، روش نظام مند و عقلایی بررسی آینده است تا معین شود چه کاری را می توان برای نیل به آینده ای مطلوب انجام داد و چگونه می توان از آینده نامطلوب اجتناب کرد. براساس این تعریف، هنگامی که افراد در انتظار آینده هستند و درگیر برنامه ریزی می شوند چگونگی آینده مطلوب را تعیین میکنند و با استفاده از روش سیستماتیک تلاش میکنند تا موفقیت آینده مورد نظرشان را تضمین کنند، بنابراین، برنامه ریزی نوعی تجربه مشترک انسانی است ( دایر: ص20). 
به طور کلی، برنامه ریزی به آن دسته از اقداماتی اطلاق می شود که مشتمل بر پیش بینی هدف ها و اقدامات لازم برای رویارویی با تغییرات و مواجه شدن با عوامل نامطمئن، از طریق تنظیم عملیات آینده است. هدف اساسی برنامه ریزی، تقلیل میزان قبول خطر نسبت به اتفاقات احتمالی و اتخاذ تدابیری هماهنگ برای دستیابی به موفقیت های سازمانی است ( ایران نژاد پاریزی و ساسان گهر: ص 121 ). 

مدیریت زمان بهتر

خیلی از ما برای مدیریت زمان بهتر، کتابی خوانده‌ایم و یا در دوره‌ای شرکت کرده‌ایم، نکته های زیادی آموخته ایم و الان کارهایمان را لیست و اولویت‌بندی می‌کنیم و از گجت های دیجیتال امروزی و یا سررسید، برای سازمان‌دهی به کارهایمان استفاده می‌کنیم. ولی با همه این‌ها باز هم این سؤال را از خودمان بپرسیم که چرا هنوز هم این‌همه کار ناتمام دارم و باز هم وقت کم می‌آورم؟

پاسخ ساده است. همه‌ی چیزهایی که در مورد مدیریت زمان آموخته‌ایم، به‌دردنخور هستند! چون اصلاً کار نمی‌کنند!

قبل از اینکه بخواهیم مدیریت زمان را آغاز کنیم، باید بفهمیم «زمان» چیست. به‌طور خلاصه در دیکشنری‌ها می‌توان به این تعریف رسید که «زمان» وقتی است که چیزی اتفاق می‌افتد.

 

ما دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان حقیقی.

 

در زمان ساعتی ما ۶۰ ثانیه در یک دقیقه داریم. ۶۰ دقیقه در یک ساعت. ۲۴ ساعت در یک شبانه‌روز و ۳۶۵ شبانه‌روز در یک سال. همه زمان‌ها یکسان و ثابت هستند. وقتی کسی به سن ۵۰ سالگی رسیده، یعنی دقیقاً ۵۰ سال زندگی کرده، نه کمتر و نه بیشتر.

در زمان واقعی، همه زمان‌ها نسبی هستند. زمان برحسب کاری که شما انجام می‌دهید، کوتاه و بلند می‌شود. دو ساعت ممکن است به اندازه ۱۲ سال برای شما طول بکشد و از آن‌طرف، بزرگ شدن فرزند ۱۲ ساله‌ی ما گویا فقط ۲ ساعت بوده است.

 

کدام نوع زمان، دنیایی که واقعاً شما در آن زندگی می‌کنید را توصیف می‌کند: زمان ساعتی یا زمان حقیقی؟

 

دلیل اینکه ابزارها و سیستمهای مدیریت زمان به درستی کار نمی‌کنند، این است که آن‌ها برای زمانِ ساعتی (ساعت محور) طراحی‌شده‌اند. زمانِ ساعت محور بی‌ربط است. شما در فضای آن زندگی نمی‌کنید و یا حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان حقیقی زندگی می‌کنید. دنیایی که وقتی به شما خوش می‌گذرد، زمانش سریع می‌گذرد و وقتی قرار است مالیات پرداخت کنید، کِش می‌آید.

خبر خوب این است که زمان حقیقی، ذهنی است و بین دو تا گوش ما مستقر است! شما آن را خلق می‌کنید؛ و هر چیزی که شما آن را بسازید، می‌توانید مدیریتش هم بکنید. الآن وقتش است که همه خود-کارشکنی ها و خود-محدودیت هایی که به بهانه کمبود وقت یا اینکه الآن وقتش نیست، برای خودتان ایجاد کرده‌اید را از میان بردارید و کسب‌وکارتان را شروع و یا آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.

سپری کردن وقت و زمان، فقط از سه طریق صورت می‌گیرد: فکر، گفتگو و عمل. بسته به کسب‌وکار شما، کار شما ترکیبی با نسبت‌های مختلف از همین سه گزینه است. به عبارتی، شما یا در حال فکر کردن هستید، یا گفتگو و یا عمل.

خلاقیت؛ هنر غلبه بر محدودیت‌ها

بر شک‌هایتان غلبه کنید

شما می‌خواهید کار جدیدی را شروع کنید. این در حالی است که روال عادی زندگی شما شکل گرفته است و روی غلتک افتاده است، اما شروع کار جدید دغدغه‌هایی برای شما درست می‌کند. مسائل مالی و آینده‌ای غیر قابل‌پیش‌بینی بر تردیدهای شما می‌افزاید. شروع یک کار فضای جدیدی در اطراف شما ایجاد می‌کند و نیروهای دیگری را به شما معرفی می‌کند. بر شک‌هایتان غلبه کنید. یک سخنران برجسته می‌گوید: «زمانی که ایده بزرگی دارید قبل از اینکه مغز شما درک کند بدن شما آن‌را درک می‌کند.»
* موفقیت را برای خود به تصویر در آورید. تصویری از خود بسازید که شبیه زمانی است که موفق هستید.
* به راه خود متعهد باشید. موانع و مشکلات را شناسایی کرده و مدام در جست‌وجوی راهی برای آن باشید.

زمانبندی و برنامه‌ریزی کنید

برای کسب و کار جدید خود نیاز به زمان دارید. نحوه گذران اوقات فراغت خود را تغییر دهید. مثلا به جای تماشای یک فیلم بلند، نام شرکت‌ها و تولید‌کننده‌ها را جست‌وجو کنید. به جای جست‌وجو در طبقات فروشگاه‌ها می‌توانید با یک تولید کننده در مورد نحوه بسته بندی کالا صحبت کنید.
* از دیگران کمک بخواهید. می‌توانید از خانواده و دوستان خود کمک بخواهید. آنها می‌دانند شما گرفتار هستید و به شما کمک خواهند کرد. از این لحاظ احساس شرمندگی نکنید.

* سوال بپرسید: این سوال‌ها طوفان فکری به پا می‌کند: «شما چه کسی را می‌شناسید؟» این نقطه شروع خوبی برای جمع‌آوری نصایح و تجربیات دیگران است. نگران سرمایه نباشید. در این مرحله ذهن خود را به مسائل مالی مشغول نکنید. تامین مالی ایده خود را فقط یک گام از پروسه پیش روی خود فرض کنید نه اینکه آن را یک نقطه عطف در پروژه خود بدانید.
ارزیابی کنید. ابتدا بررسی کنید که ایده شما تا چه اندازه می‌تواند درآمدزا باشد؟ یعنی در چه مقیاسی می‌توانید خدمات یا محصول ارائه دهید. مثلا شما اگر خدمات مشاوره ارائه می‌دهید پس در طول روز ۲۴ ساعت بیشتر در اختیار ندارید که بخشی از آن برای استراحت صرف می‌شود. در این صورت موجودی انبار شما زمان است که آن هم محدود است! پس باید در بازاریابی آن دقت کافی کنید و ارزش آن را بدانید.