ابزار داشبورد مدیریت چیست؟

ابزار کارآمد داشبورد مدیریت ویژگی مهمی چون دسترسی آسان و بهنگام به اطلاعات کلیدی سازمان و اطلاع از روند تاریخی شاخص‌های مهم دارد که مدیریت ارشد سازمان را قادر به تصمیم‌گیری‌های دقیق و فوری برای بهبود وضعیت کسب‌وکار می‌کند.

 معرفی ابزار
ابزار داشبورد مدیریت، بی‌گمان یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین ابزارهای موجود برای مدیران سازمان است. این ابزار با تمرکز بر نتایج سازمانی، توانمندی قابل ملاحظه‌ای به مدیران برای اتخاذ تصمیماتی آنی و استراتژیک می‌دهد.

  ویژگی‌های نتایج داشبورد مدیریت
هنگام طراحی داشبورد مدیریتی باید به ویژگی‌های مهم زیر برای نتایج دقت شود:

• نتایج باید مرتبط و قابل استفاده باشند

1.  داده‌های بخش نتایج باید جامع، به موقع، قابل اطمینان، صحیح و به‌طور مناسبی بخش‌بندی‌شده و با استراتژی و نیازها و انتظارات ذی‌نفعان مرتبط سازگار باشد.
2. ارتباط بین نتایج مرتبط و تاثیر آنها بر یکدیگر باید درک شده باشد. نتایج کلیدی باید شناسایی و اولویت‌بندی شده باشند.(نتایج کلیدی عملکرد KPI قبلا در همین ستون معرفی شده است).

•  نتایج باید نشان‌دهنده عملکرد باشند

1. نتایج، باید روندهای مثبت یا عملکرد خوب پایدار را نشان دهند. در غیر این‌صورت نیازمند واکنش بهنگام از طرف مدیریت سازمان هستند.
2. برای نتایج کلیدی باید هدف تعیین شود. کنترل وضعیت نتایج حاصله نسبت به فاصله از هدف انجام می‌شود.
3. در مورد نتایج کلیدی، عملکردشان باید با سازمان‌های بیرونی مقایسه شود و این مقایسه‌ها به‌ویژه می‌تواند قیاس با بهترین در صنعت و با بهترین‌ها در دنیا باشد.

نتایج مورد توجه مدیریت در داشبورد

شاخص‌ترین نتایجی که مدیریت یک سازمان می‌تواند به آن توجه کند شامل موارد زیر است:

1.  ​ نتایج مرتبط با کارکنان:  یکی از مهم‌ترین مولفه‌های داشبورد مدیریت، نتایج مرتبط با کارکنان است. هر سازمان و مدیر متعالی نتایج مهم مرتبط با کارکنان خود را به‌طور فراگیر اندازه‌گیری می‌کند. اما نتایج مرتبط با کارکنان نیز به دو بخش حائز اهمیت تقسیم می‌شوند:
2. نتایج ادراکی کارکنان: اﯾﻦ ﻣﻘﯿﺎسﻫﺎ، ﺑﯿﺎﻧﮕﺮ ادراﮐﺎت ﮐﺎرﮐﻨﺎن از ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﺖ. اﯾﻦ نتایج از ﻃﺮﯾﻖ ﻧﻈﺮﺳﻨﺠﯽﻫﺎ، ﮔﺮوهﻫﺎی ﻧﻤﻮﻧﻪ و ارزﯾﺎﺑﯽﻫﺎی ﺳﺎﺧﺘﺎرﯾﺎﻓﺘﻪ کارکنان ﺑﻪ دﺳﺖ ﻣﯽ‌آﯾﻨﺪ. بعضی موارد مهمی که در نتایج ادراکی کارکنان می‌تواند در داشبورد مدیریتی استفاده شود، عبارت است از: انگیزش، ارتباطات، توانمندسازی، مشارکت، رهبری، رضایت، امنیت شغلی، وضعیت حقوق و مزایا.
3. نتایج عملکردی کارکنان: اﯾﻦ نتایج، ﺷﺎﺧﺺﻫﺎﯾﯽ داﺧﻠﯽ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺗﻮﺳﻂ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﭘﺎﯾﺶ، درک، ﭘﯿﺶ‌ﺑﯿﻨﯽ و ﺑﻬﺒﻮد ﻋﻤﻠﮑﺮد ﮐﺎرﮐﻨﺎن ﺳﺎزﻣﺎن و ﭘﯿﺶ‌ﺑﯿﻨﯽ ادراﮐﺎت آﻧﺎن ﺑﻪ ﮐﺎر ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻣﯽ‌ﺷﻮﻧﺪ. بعضی موارد مهمی که در نتایج عملکردی کارکنان می‌تواند در داشبورد مدیریتی استفاده شود، عبارت است از: دستاوردها، شامل بهره‌وری، اثربخشی آموزش‌ها، انگیزش، مشارکت و رضایتمندی.
4.  نتایج کلیدی عملکرد سازمان: حیاتی‌ترین اطلاعات مورد نیاز در داشبورد مدیریت نتایج کلیدی عملکرد هستند. مدیران و ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎی ﻣﺘﻌﺎﻟﯽ ﺑﻪ ﻃﻮر ﻓﺮاﮔﯿﺮ ﻧﺘﺎﯾﺞ ﻣﻬﻢ ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ ﻋﻨﺎﺻﺮ اﺻﻠﯽ اﺳﺘﺮاﺗﮋی را اﻧﺪازهﮔﯿﺮی می‌کنند و به آنها دست می‌یابند.
5.  نتایج مرتبط با جامعه: ﺳﺎزﻣانﻫﺎی ﻣﺘﻌﺎﻟﯽ ﺑﻪ ﻃﻮر ﻓﺮاﮔﯿﺮ ﻧﺘﺎﯾﺞ ﻣﻬﻢ ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ ﺟﺎﻣﻌﻪ را اﻧﺪازه‌ﮔﯿﺮی می‌کنند و ﺑﻪ آﻧﻬﺎ دﺳﺖ ﻣﯽﯾﺎﺑﻨﺪ. برخی موارد مهم مرتبط با جامعه عبارت است از: تصویر سازمان به‌عنوان عضوی مسوول در جامعه، عملکرد به‌عنوان شهروند پاسخگو، انتشار اطلاعات مرتبط با جامعه و مشارکت با جوامع، شامل مشارکت در آموزش‌های حرفه‌ای و انجمن‌های بشردوستانه، کاهش آلودگی‌ها و میزان ایجاد اشتغال در جامعه.  پیشنهاد می‌شود برای تسلط بر وضعیت سازمان از هم‌اکنون از ابزار داشبورد مدیریت استفاده کنید.
6.  نتایج مرتبط با مشتریان:  این نتایج برای مدیریت هر سازمان بسیار حیاتی و حائز اهمیت هستند، چرا که وضعیت سازمان را نسبت به مشتریان به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ذی‌نفعان نشان می‌دهد. این نتایج به دو گروه بسیار مهم تقسیم می‌شوند:

الف) نتایج ادراکی مشتریان : به‌طور کلی نتایج ادراکی از ضریب اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند چرا که احساس و تجربه واقعی مشتری را منتقل می‌کنند. اما نتایج ادراکی مشتریان معمولا از طریق نظرسنجی‌های مشتری، گروه‌های نمونه، تقدیرها و شکایات مشتریان به دست می‌آیند.

بعضی موارد مهمی که در نتایج ادراکی مشتری می‌تواند در داشبورد مدیریتی استفاده شود، عبارت است از:

1. تصویر ذهنی مشتری از سازمان؛ مانند قابلیت دسترسی آسان از طریق تلفن، ای‌میل و وب‌سایت.
2.  محصولات و خدمات؛ برداشت مشتری از کیفیت ارائه شده، ارزش افزوده ایجاد شده و…
3.  فروش و خدمات پس از فروش؛ برداشت مشتری از میزان دانش، مهارت و حرفه‌ای‌گری کارکنان فروش و خدمات پس از فروش و…
4.  وفاداری مشتری؛ آیا مشتری خرید مجددی از سازمان خواهد کرد؟ آیا مشتری، سازمان را به دیگر مشتریان پیشنهاد می‌دهد و…

ب) نتایج عملکردی مشتریان: نتایج عملکردی مشتریان، ﺷﺎﺧﺺﻫﺎﯾﯽ داﺧﻠﯽ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺗﻮﺳﻂ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ‌ﻣﻨﻈﻮر ﭘﺎﯾﺶ، درک، ﭘﯿﺶ‌ﺑﯿﻨﯽ و ﺑﻬﺒﻮد ﻋﻤﻠﮑﺮد ﺳﺎزﻣﺎن و ﭘﯿﺶ‌ﺑﯿﻨﯽ ادراﮐﺎت ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن ﺑﯿﺮوﻧﯽ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ ﮐﺎر ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻣﯽﺷﻮﻧﺪ.
برخی موارد مهمی که در نتایج عملکردی مشتری می‌تواند در داشبورد مدیریتی استفاده شود، عبارت است از:

1. تصویر سازمان که شامل تعداد تقدیرنامه‌های دریافتی از سوی مشتریان است.
2.  فروش و پشتیبانی پس از فروش: شاخص‌هایی چون رسیدگی به شکایات و نرخ پاسخگویی.
3.  وفاداری، از جمله طول مدت ارتباط مشتریان، بازارهای جدید یا از دست‌رفته و…